Induction Training: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Apa sih artinya induction training? Guna membangun pondasi kuat bagi karyawan baru akan pengenalan perusahaan, HR biasanya mengadakan pelatihan tertentu. Nah, pelatihan semacam itu dikenal dengan sebutan induction training.

Pada dasarnya, induction training tidak terbatas hanya pada orientasi karyawan baru. Fokusnya adalah mengintegrasikan karyawan baru agar lebih cepat mengenal dan memahami visi, misi, hingga budaya kerja perusahaan. Tujuan akhirnya adalah karyawan baru mampu segera produktif begitu terjun langsung dalam pekerjaan.

Biar lebih memahami artinya induction training, Tim Belajarlagi sudah merangkum ulasan lengkapnya, nih. Mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, sampai contoh bentuk induction training. Yuk, pelajari dan simak bersama-sama!

Apa itu induction training?

Menurut Indeed, induction training merupakan proses memperkenalkan karyawan baru pada peran dan tugas mereka di sebuah perusahaan. Program tersebut memberikan informasi relevan ke karyawan baru agar berhasil melakukan transisi pada posisi mereka. Melalui induction training, perusahaan memastikan karyawan merasa diterima agar dapat beradaptasi dengan lingkungan baru.

Secara umum, induction training adalah bagian dari rangkaian program orientasi karyawan baru. Departemen yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan ini adalah HR. Maka, induction training juga merupakan agenda rutin yang harus HR siapkan setiap menerima karyawan baru.

Induction training biasanya mencakup beberapa sesi. Mulai dari informasi seputar perusahaan, peran karyawan, hingga peluang karier. Rinciannya adalah sebagai berikut:

Informasi seputar perusahaan

• Latar belakang atau sejarah perusahaan
• Struktur organisasi
• Produk atau layanan perusahaan
• Kebijakan kerja (termasuk jam kerja, aturan pakaian, dan lain-lain)
• Budaya dan nilai perusahaan (termasuk visi dan misi)

Informasi peran karyawan

• Tanggung jawab kerja
• KPI karyawan
• Tujuan atau target tim
• Struktur pelaporan pekerjaan

Pembelajaran dan pengembangan

• Peluang pembelajaran di masa depan
• Manajemen karier
• Rencana pengembangan personal karier

Dari ketiga cakupan tadi, makin jelas bahwa induction training berperan dalam membekali karyawan sebelum terjun ke dalam pekerjaan. Harapannya, karyawan menjadi lebih cepat adaptasi ketika sudah masuk ke dalam tim atau departemen tertentu.

Baca juga: Pelatihan dan Pengembangan SDM: Metode dan Tips Melakukannya

Apa saja tujuan dan manfaatnya?

Setelah memahami apa artinya induction training, kini kita beranjak untuk menggali lebih dalam mengenai tujuan dan manfaatnya.

Tujuan induction training

Tujuan utama dari induction training adalah membekali karyawan baru dengan pengetahuan dan pemahaman tentang pekerjaan serta peran mereka. Secara tidak langsung, induction training juga menjadi sarana untuk mengenalkan perusahaan lebih mendalam ke karyawan baru.

Tren turnover tinggi pada beberapa perusahaan juga menjadi pertimbangan akan pentingnya induction training ini. Dengan karyawan yang cepat berganti dalam rentang waktu pendek (1-2 tahun), perusahaan butuh jaminan bahwa proses transisi karyawan baru tidak mengganggu ritme kerja yang sudah ada.

Tanpa adanya induction training, tentu karyawan baru akan kesulitan dalam beradaptasi. Bukan cuma ke lingkungan kerja, melainkan juga ke peran dan tanggung jawab di posisi yang mereka tempati.

Manfaat induction training

Melansir dari Indeed, ada dua manfaat dari adanya induction training. Baik itu untuk perusahaan maupun karyawan baru. Penjelasannya sebagai berikut:

Manfaat bagi perusahaan

Salah satu manfaat terbesar dari induction training adalah menciptakan budaya positif dalam bekerja. Ini memungkinkan perusahaan memberikan dukungan ke karyawan baru saat akan terjun bekerja nanti. Manfaat lainnya adalah:

• Dengan pengenalan dan pemahaman mendalam tentang perusahaan dan peran kerja sejak awal, perusahaan dapat menghindari risiko turnover tinggi.
• Meningkatkan retensi karyawan.
• Meningkatkan produktivitas karena karyawan sudah mampu memahami peran dan tanggung jawabnya sebelum bekerja.
• Meningkatkan reputasi perusahaan karena terkesan lebih profesional.

Manfaat bagi karyawan baru

Nah, karyawan baru juga mendapatkan banyak manfaat dari induction training. Salah satunya adalah memperoleh pemahaman lebih baik mengenai peran dan tanggung jawab dalam perusahaan. Manfaat lain untuk karyawan antara lain:

• Mengetahui harapan atau ekspektasi perusahaan terhadap karyawan sehingga bisa bekerja secara lebih efektif.
• Memungkinkan lebih berhasil dalam peran dan tanggung jawab di pekerjaan baru karena sudah mendapat informasi cukup sejak awal.
• Menumbuhkan loyalitas dan etos kerja  ke perusahaan karena sudah merasa dipercaya dan diterima semenjak hari pertama bekerja.
• Memahami nilai-nilai dan budaya kerja yang memudahkan untuk beradaptasi dan bekerja secara harmonis dengan rekan-rekan baru.
• Memiliki kesempatan untuk memberikan kesan pertama terbaik ke atasan dan rekan kerja sehingga berpotensi menciptakan hubungan kerja positif sejak awal.

Baca Juga: In House Training: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Bagaimana cara menyusun induction training?

Sebagai penyelenggara induction training, HR semestinya mampu menyusun program tersebut sebaik mungkin. Bagaimana pun juga, induction training yang baik dan tepat akan sangat berdampak ke performa karyawan baru di awal-awal bekerja.

Berikut langkah atau cara-cara menyusun induction training yang biasa dilakukan departemen HR:

1. Kembangkan rencana

Rencana awal dari program induction training harus jelas dan rinci. Ini memuat berapa lama program berjalan, berapa banyak karyawan atau pegawai yang bisa diakomodasi sekaligus, hingga perlu tidaknya bekerja sama dengan pihak eksternal. Beberapa poin penting yang harus direncanakan antara lain:

• Tujuan dan sasaran: Tentukan target apa yang harus karyawan baru capai setelah ikut induction training. Target ini akan membantu HR dalam menyusun cakupan program.
• Jangka waktu: Kapan program akan dimulai dan berapa lama durasinya. Umumnya induction training dilaksanakan di minggu pertama saat karyawan baru masuk ke perusahaan.
• Sumber daya: Buat daftar mengenai sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan program ini. Mulai dari pembicara, materi, tempat, konsumsi, dan lain-lain.
• Anggaran: Tentukan biaya pelaksanaannya dan cari beberapa alternatif yang sekiranya bisa membantu dalam penghematan biaya. Misalnya, mencari konsumsi yang lebih terjangkau, meramu program agar pelaksanaannya tidak terlalu panjang, dan lain-lain.
• Peserta: Buat daftar peserta induction training dalam periode tertentu guna mempermudah menentukan ruang lingkup materi. Contoh: para karyawan baru dari departemen sama dengan berbagai level dapat dijadikan satu waktu agar lebih efektif.
• Format program: HR mesti memutuskan format apa yang paling tepat. Apakah itu tatap muka, hybrid, atau cukup online.
• Metode pelatihan: Agar program berjalan menarik, metode yang dipilih juga sangat berpengaruh. Mulai dari presentasi, latihan, kelompok, dan lain-lain. Metode ini sangat tergantung pada tujuan dan kebutuhan karyawan baru.

Poin-poin tadi merupakan elemen penting dalam pengembangan rencana program sejak awal. Oleh sebab itu, perencanaan sebenarnya merupakan tahap terpenting dalam persiapan induction training.

2. Buat checklist

Setelah rencana siap, langkah berikutnya adalah menyusun daftar atau checklist mengenai pemenuhan kebutuhan yang ada. Tuliskan juga daftar topik atau aktivitas apa saja yang hendak dilakukan selama induction training.

Checklist ini nantinya sangat berguna dalam menyiapkan hal-hal, mulai dari kecil sampai besar, sedetail mungkin. Terutama dalam hal topik, harus ada teori dan praktik yang bisa dikerjakan karyawan baru. Pertimbangkan pula fleksibilitas karyawan selama pelatihan, contohnya menentukan kapan waktu coffee break, istirahat, dan lain-lain.

3. Pilih media penyajian topik

Dengan beberapa topik yang sudah ditentukan, HR akan butuh beberapa opsi media untuk menyajikan materi. Memilih media yang tepat itu penting agar pembelajaran dan pelatihan menjadi lebih menarik. Pertimbangan penghematan biaya juga perlu dipikirkan saat memilih media yang akan digunakan.

Contoh media yang bisa jadi bahan pertimbangan:

• Presentasi video: Media ini cocok untuk menyajikan materi mengenai profil atau pengenalan akan perusahaan. Mulai dari nilai, visi, misi, sampai layanan atau produk. Ini adalah cara terbaik dalam memberikan pemahaman ke karyawan baru sekaligus seolah-olah melibatkan mereka langsung ke dalam bisnis perusahaan.
• Permainan interaktif: Permainan sangat membantu induction training menjadi lebih menarik. Lewat permainan, HR juga bisa menguji pemahaman karyawan baru terhadap materi-materi dan topik yang disampaikan.
• Materi cetak: Media ini tergolong paling tradisional, tetapi masih paling efektif untuk dipakai. Media cetak ini bisa berupa buku manual atau buku kerja yang bisa dibagikan ke karyawan baru setelah program selesai. Nantinya buku tersebut bisa jadi pedoman dalam bekerja.

4. Pastikan koordinasi antardivisi baik

Yang tidak kalah penting: meski merupakan tugas HR, ingat bahwa induction training pada dasarnya melibatkan beberapa departemen. Pada pelaksanaannya, HR akan membutuhkan bantuan dari tim lain seperti IT, marketing, dan lain-lain.

Misalnya, dalam membuat materi, HR dapat bekerja sama dengan marketing untuk menampilkan bahan lebih menarik. Jika memerlukan tayangan berupa video interaktif, HR bisa berkoordinasi dengan IT atau marketing untuk menyiapkannya. Termasuk sistem IT yang mungkin juga diperlukan selama pelatihan berlangsung.

Intinya, memastikan koordinasi antardivisi berjalan baik juga merupakan bagian penting dalam persiapan induction training. Setelah semuanya siap, barulah pelatihan bagi karyawan baru bisa dilaksanakan.

Baca juga: Indikator Kinerja Karyawan: Contoh & Cara Mengukurnya

Contoh induction training

Induction training bisa hadir ke dalam beberapa format yang menyesuaikan kebutuhan karyawan baru dan perusahaan. Yang terpenting adalah apa yang menjadi sasaran dan target dari pelatihan. Beberapa contoh bentuk induction training:

• Seminar mengenai pengenalan perusahaan, produk dan layanan, sampai nilai-nilai perusahaan. Bentuk semacam ini biasanya memerlukan waktu lebih dari satu hari. Umumnya dilaksanakan 3-5 hari.
• One-on-one antara user dengan karyawan baru yang dimoderatori HR. Induction training seperti ini terbilang lebih efektif, tetapi cukup memakan waktu lama. Apalagi jika karyawan baru yang ada hadir dari bermacam-macam divisi.
• Company tour. Pelatihan ini sifatnya lebih menarik, yaitu berupa pengenalan lingkungan pekerjaan, fasilitas, berkeliling ke setiap divisi, dan lain-lain. Umumnya hanya butuh waktu satu hari, tetapi bagian pemahaman akan peran dan tanggung jawab kerja kurang begitu dalam.
• Online induction training. Bentuk ini banyak diaplikasikan saat pandemi dulu. Semua kegiatan dan materi diberikan secara daring. Secara biaya ini memang lebih hemat. Namun, interaksi langsung dengan perusahaan menjadi terasa kurang.

Selain contoh-contoh tadi, perusahaan dapat bekerja sama dengan lembaga atau pihak eksternal dalam melaksanakan induction training. Salah satunya lewat Corporate Training dari Belajarlagi.

Salah satu program yang dapat perusahaan pilih adalah New Employee Training yang memang dikhususkan untuk melatih para karyawan baru. Belajarlagi dapat membantu perusahaan dalam menyusun kurikulum dan topik yang sesuai dengan kebutuhan karyawan baru. Pastinya program pelatihan ini akan berjalan seru dan interaktif juga, kok!

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Corporate Training, bisa dicek langsung di website Belajarlagi, ya!

Baca Juga: Kenali OJT: Cara Cerdas Belajar Sambil Kerja yang Efektif!

‍

Itulah tadi informasi mengenai apa itu induction training beserta contoh-contohnya. Semoga informasi ini bisa menjadi referensi bagi perusahaan yang ingin menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan baru!

‍