Dalam menjalankan sebuah bisnis, setiap perusahaan pasti perlu menyelesaikan proyek untuk mencapai tujuan dari bisnis. Proyek tersebut memerlukan perencanaan yang matang, hingga dalam pelaksanaannya bisa dilakukan dengan baik dan mencapai hasil yang diinginkan.
Untuk itu, diperlukan project management dalam membuat perencanaan proyek perusahaan yang hendak dilaksanakan untuk kemajuan bisnis. Orang yang bekerja dalam project management sering disebut dengan project manager. Sebelum beranjak untuk mengetahui terkait tugas dan tanggung jawab seorang project manager, teman belajar perlu memahami definisi dari project management.
Apa itu Project Management?
Project management adalah suatu proses perencanaan, keterampilan, yang bertujuan untuk menyelesaikan sebuah proyek dengan memperhatikan tenggat waktu, biaya, dan berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan kesuksesan proyek. Proyek sendiri merupakan suatu hal yang perlu diselesaikan dalam tenggat waktu tertentu. Suatu proyek yang dikerjakan akan menghasilkan sebuah produk ataupun jasa, karena itu pelaksanaan proyek membutuhkan rencana dan tujuan yang jelas.
Nah kalau dilihat dari definisinya, tugas seorang project manager tidak akan jauh dari perencanaan dan pelaksanaan sebuah proyek yang dilakukan dalam perusahaan. Berikut ini rincian tugas dan tanggung jawab dari seorang project manager.
Tugas dan Tanggung Jawab Project Management
Tugas dan tanggung jawab project manager cukup banyak dan memerlukan keahlian dalam pelaksanaannya. Jika kamu siap untuk menjadi project manager, ini dia tugas dan tanggung jawab yang akan kamu emban.
1. Membuat Rencana Proyek
Project manager, dituntut untuk bisa membuat strategi perencanaan untuk melaksanakan hingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan tujuan. Project manager juga mempunyai tanggung jawab untuk membuat rencana dengan tingkat keberhasilan yang tinggi. Pendekatan yang biasanya digunakan dalam pembuatan rencana sebuah proyek adalah agile, prince2, dan waterfall.
Jadi, project manager harus memikirkan rencana dengan matang dan terstruktur, untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
2. Memberikan Arahan pada Tim dalam Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek
Setelah merencanakan proyek, project manager mulai membagi pekerjaan yang akan dilakukan oleh masing-masing orang dalam tim sesuai keahlian dan kemampuannya. Project manager memberikan arahan kepada masing-masing orang terkait tugas apa saja yang harus diselesaikan, supaya proyek dapat berjalan dengan lancar. Sehingga bukan hanya proyek saja yang berhasil, namun juga project manager berhasil mengembangkan kemampuan masing-masing orang dalam tim.
3. Membangun Tujuan
Suatu proyek tidak mungkin dibuat tanpa tujuan, tugas project manager yaitu menentukan tujuan dan memberitahukan tujuan proyek kepada seluruh anggota tim agar mereka tahu untuk apa sebenarnya proyek ini dijalankan. Sepenting apakah keberhasilan dari proyek tersebut. Dengan begitu, anggota tim dapat mengerjakan tugas yang diberikan dengan sungguh-sungguh.
4. Memperhatikan Perkembangan Proyek dan Menentukan Batas Waktu
Dalam pelaksanaan proyek, project manager bertugas untuk memperhatikan perkembangan proyek, apakah sudah sesuai dengan rencana dan tujuan yang diinginkan. Bukan hanya itu, batas waktu juga perlu ditentukan dalam menjalankan proyek supaya mempunyai target yang jelas, dan proyek pun bisa selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
5. Membuat Backup Rencana dan Menyelesaikan Masalah
Setiap rencana yang dibuat, tentu saja memiliki risiko dan mungkin saja menimbulkan masalah ketika pelaksanaannya. Maka dari itu, seorang project manager harus memiliki dasar tentang manajemen risiko dan manajemen perubahan, sehingga dapat menemukan solusi yang tepat jika suatu saat terjadi masalah pada rencana yang dibuat pertama kali.
6. Membagi Pekerjaan kepada Tim dengan Baik
Seorang project manager harus bisa mengenali seluruh anggota tim dengan baik terutama kemampuannya. Dengan begitu, tugas yang diberikan akan dipegang oleh anggota yang tepat sesuai kemampuannya.
7. Membuat Tim yang Kompak
Keberhasilan proyek biasanya didukung oleh kekompakan anggota tim dalam menjalankan tugasnya. Sebagai project manager, sudah pasti harus bisa menjaga seluruh anggota tim agar bergerak dengan kompak. Kamu harus memastikan bahwa setiap anggota tim mendapatkan feedback yang sama, mempunyai pemahaman terhadap tugasnya, dan juga mempunyai hubungan yang baik antar-anggota.
8. Mengelola Anggaran Biaya
Project manager juga bertugas dalam mengelola anggaran biaya yang harus dikeluarkan dalam pengerjaan sebuah proyek. Dasar-dasar untuk perencanaan biaya harus dimiliki oleh project manager supaya dapat menentukan dan memutuskan anggaran biaya dengan baik sesuai kebutuhan. Project management akan berusaha untuk menggunakan dana secara efektif, tanpa menghilangkan kualitas proyek yang akan dihasilkan.
9. Memastikan Stakeholder Merasa Puas
Stakeholder biasanya akan berhubungan langsung dengan project manager, karena itu seorang project manager sebisa mungkin memastikan bahwa stakeholder merasa puas dengan proyek yang sedang berjalan hingga hasilnya nanti. Sambil memastikan kepuasan stakeholder, project manager juga perlu memberikan terkait perkembangan dari proyek tersebut.
10. Mengatur Dokumentasi dan Laporan
Project manager bertugas untuk membuat laporan akhir untuk mengetahui hasil dari proyek yang sudah berusaha dijalankan dan diselesaikan. Laporan proyek yang telah diselesaikan akan diberikan kepada perusahaan dan juga stakeholder, setelah itu ditandatangani, dan dimasukkan ke dalam arsip.
11. Melakukan Evaluasi Kerja
Setelah menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan, project manager akan melakukan evaluasi dengan anggota tim untuk mengetahui kekurangan apa saja yang ada saat menjalankan proyek, supaya dapat melakukan antisipasi untuk pembuatan proyek di masa mendatang.
Skill yang Harus Dimiliki Seorang Project Manager
Seorang project manager harus dipenuhi dengan skill dan kemampuan yang sesuai supaya bisa menjalankan perannya dengan baik. Berikut ini skill yang harus dimiliki oleh project manager:
1. Keterampilan dalam Memimpin
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya dalam tugas dan tanggung jawab, seorang project manager bertugas untuk mengatur dan mengarahkan timnya dengan baik untuk dapat melaksanakan proyek sesuai tujuan. Oleh karena itu, project manager harus memiliki kemampuan dan juga keterampilan dalam memimpin. Hal ini diperlukan agar anggota tim percaya dan mau mengikuti arahan dari project manager.
2. Mengelola Waktu
Project manager harus memiliki kemampuan dalam mengelola waktu yang baik. Dalam pelaksanaan proyek, project manager perlu menentukan jadwal untuk bekerja bersama anggota tim, stakeholder, pelanggan, dan juga tim dari divisi lain.
3. Perencanaan Biaya
Skill perencanaan biaya cukup penting dimiliki oleh project manager, untuk kesuksesan dari proyek dengan biaya yang tidak membengkak.
4. Kemampuan Analisa
Kemampuan dalam menganalisa juga dibutuhkan untuk bisa mencari solusi dari sebuah masalah yang bisa saja muncul ketika proyek dijalankan. Dengan skill analisa, project manager mampu menganalisa sebuah data dan menentukan keputusan yang tepat untuk sebuah proyek.
Menjadi seorang project management memerlukan keseriusan dan skill yang mumpuni. Dibutuhkan tanggung jawab yang besar untuk melaksanakan proyek hingga dapat mencapai hasil yang memuaskan. Kira-kira dari begitu banyak skill yang disebut di atas, Teman Belajar sudah asah keterampilan yang mana aja nih?
