KPI Karyawan: Pengertian, Manfaat, dan Contoh-Contohnya

Melalui KPI (key performance indicator) karyawan, perusahaan dapat mengukur sekaligus mengevaluasi performa kerja para pegawainya. Dengan perkembangan bisnis yang makin kompetitif, sudah sewajarnya perusahaan memantau kualitas kerja sumber dayanya. Nah, KPI inilah yang kemudian menjadi parameter atau patokan dalam mengukur kualitas kerja.

Setiap perusahaan pasti punya tujuan atau visi besar yang mesti dijalankan seluruh karyawan. Kemajuan individu maupun tim dapat perusahaan ukur lewat KPI. Oleh sebab itu, menentukan KPI menjadi titik penting bagi perusahaan yang ingin menjaga kemajuan bisnis dari waktu ke waktu.

Kali ini Tim Belajarlagi sudah menyiapkan ulasan lengkap mengenai KPI karyawan. Mulai dari contoh KPI karyawan, manfaatnya untuk bisnis, hingga cara menyusunnya. Yuk, kita simak dan pelajari bersama-sama!

Pengertian KPI

Melansir dari Indeed, KPI adalah nilai terukur yang menentukan seberapa efektif seorang karyawan, tim, ataupun organisasi dalam mencapai tujuan bisnis. Dalam bekerja, KPI membantu individu di berbagai level untuk memfokuskan diri pada pekerjaan agar mencapai target perusahaan.

Sementara bagi perusahaan, KPI membantu pebisnis untuk mengevaluasi apakah strategi dan waktu bekerja selama ini sudah efektif atau belum. Tugas perusahaan bukan hanya menetapkan KPI, tetapi juga mengevaluasinya. Bahkan, tidak jarang KPI pun perlu diperbaharui jika memang dibutuhkan.

Adanya KPI akan sangat membantu perusahaan dan karyawan untuk melacak kinerja dan kontribusi. Seberapa jauh perkembangan karier seorang pegawai pun dapat kita lihat dalam KPI individu. Perusahaan pun sering memakai KPI sebagai pedoman untuk pemberian bonus ataupun kenaikan jabatan bagi pegawainya.

Pada dasarnya, ada dua jenis KPI yang umum perusahaan pakai untuk mengukur keberhasilan bisnis:

Dasar penentuan KPI

Dalam menyusun atau menentukan KPI karyawan, perusahaan mesti mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

‍

• Tujuan perusahaan. Target atau  tujuan adalah poin terpenting dalam KPI. Tujuan tersebut nantinya menjadi pedoman para karyawan dalam bekerja. KPI harus mendorong pegawai dalam berkontribusi nyata demi tercapainya target perusahaan.
• Tanggung jawab. Setiap pegawai memiliki peran dan fungsi yang berbeda-beda. Untuk menyusun KPI, perusahaan harus berpatokan pada tugas serta tanggung jawab pegawai di masing-masing jabatan. KPI akan mencerminkan panduan jelas mengenai apa yang perusahaan harapkan dari pegawai ketika melakukan tanggung jawabnya.
• Kondisi perusahaan. Selain tujuan, kondisi perusahaan juga berperan penting dalam penyusunan KPI. Ketika kondisi bisnis sedang menurun, maka KPI harus dibuat untuk target memajukan bisnis dalam kurun waktu tertentu. Hal ini tentunya juga akan menjadi perhatian khusus bagi karyawan.
• Tindakan. Strategi yang perusahaan pilih untuk mencapai kondisi perusahaan yang lebih baik juga erat kaitannya dengan KPI. Setiap rencana bisnis yang ada pun mesti tertuang jelas dalam KPI.

Manfaat adanya KPI

Menurut Indeed, ada tiga benefit penting dari KPI yang berdampak besar ke sebuah bisnis. Ketiganya adalah sebagai berikut:

1. Analisis efisiensi. KPI dapat menangkap metrik kinerja masing-masing divisi secara lebih akurat. Dari situ, manajer dapat meninjau KPI secara berkala agar sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan yang berubah.
2. Terfokus pada tujuan dan strategi. KPI berguna untuk mengarahkan perusahaan beserta seluruh karyawannya untuk fokus pada tujuan bisnis secara umum. Pada akhirnya, KPI juga mendorong manajer untuk melakukan strategi yang lebih efektif dari waktu ke waktu tuntuk mencapai tujuan.
3. Pertumbuhan bisnis meningkat. Meninjau dan mengevaluasi KPI secara rutin sangat baik untuk mendorong perkembangan bisnis. Perusahaan memiliki analisis terukur yang nantinya membantu dalam menentukan arah bisnis yang lebih baik.

Baca juga: Daftar Hak dan Kewajiban Perusahaan Terhadap Karyawan (Baru)

Metrik umum KPI karyawan

Metrik atau ukuran KPI karyawan di suatu perusahaan itu berbeda-beda, tergantung dari divisi atau departemen. Metrik KPI pada divisi sales tentu akan berbeda dengan customer relation. Targetnya pun akan menyesuaikan tujuan dari masing-masing divisi yang tentunya sudah selaras dengan tujuan besar perusahaan.

Berikut contoh metrik umum KPI pada beberapa departemen:

Sales dan finansial

• Laba bersih
• Laba kotor
• Biaya
• Perbandingan prediksi pendapatan vs pendapatan aktual
• Perbandingan anggaran vs pengeluaran aktual
• Rasio utang vs ekuitas
• Penjualan regional
• Penjualan online
• Rata-rata penjualan
• Jumlah barang retur

Marketing

• Biaya pemasaran periode tertentu
• Online traffic
• Organic traffic
• Web traffic
• CTR
• Jumlah kunjungan ke website
• Peringkat SEO
• Social media traffic
• Prospek penjualan

Customer relation

• Presentase konversi
• Presentase pembeli yang tidak repeat order
• Biaya akuisisi pelanggan
• Customer lifetime value
• Kepuasan pelanggan
• Retensi pelanggan
• Banyaknya keluhan
• Jumlah panggilan ke layanan pelanggan

HR

• Jumlah karyawan baru
• Biaya perekrutan
• Tingkat pensiun
• Tingkat ketidakhadiran
• Tingkat pelatihan
• Rasio daya saing gaji (dengan perusahaan lain)
• Turnover

Nah, pelatihan merupakan salah satu metrik KPI yang biasanya ada pada divisi HR. Untuk memfasilitasi pelatihan yang berkualitas bagi karyawan, HR dapat bekerja sama dengan pihak eksternal yang sudah ahli di bidangnya. Salah satunya ya melalui Corporate Training dari Belajarlagi.

Corporate Training Belajarlagi akan membantu perusahaan meningkatkan bisnis melalui pengembangan karyawan secara inovatif. Pembelajarannya menyenangkan, kurikulum lengkap, dan pastinya dilatih langsung oleh para profesional. Pokoknya jadi solusi terbaik untuk meningkatkan skill dan kualitas karyawan!

Untuk informasi lebih lanjut terkait Corporate Training, bisa langsung cek di website Belajarlagi, ya!

Baca juga: 5+ Cara Merekrut Karyawan yang Kompeten dan Tips (Ampuh)

Kesalahan saat menentukan KPI karyawan

Sebuah KPI yang baik harus memuat unsur SMART untuk mencapai target yang diinginkan:

• Specific. KPI meski spesifik dan terperinci dalam menentukan tujuan yang ingin dicapai.
• Measurable. KPI mesti dapat terukur dengan jelas.
• Achievable. KPI harus masuk akal alias realistis untuk dicapai sehingga karyawan dapat termotivasi mengerjakan tugasnya.
• Relevant. KPI mesti selaras dengan tujuan atau visi besar perusahaan.
• Time-bound. KPI harus memuat jangka waktu tertentu untuk mencapai target.

Selain lima hal tadi, KPI butuh dievaluasi secara berkala oleh perusahaan. Apakah KPI yang berjalan sudah cukup relevan? Apakah anggaran berjalan lancar? Setelah KPI ini tercapai, KPI seperti apa yang selanjutnya dibuat?

Namun, beberapa perusahaan justru sering kali terjebak dalam kesalahan saat menyusun KPI. Akibatnya, target atau tujuan yang ingin dicapai pun jauh dari harapan. Beberapa kesalahan tersebut antara lain:

• Tujuan yang ditetapkan kurang jelas karena fokus perusahaan hanya pada keberhasilan dalam bentuk uang saja
• Adanya conflict of interest selama pembuatan KPI
• Pemikiran antardivisi yang tidak selaras dengan tujuan besar perusahaan
• Belum adanya sistem yang tepat untuk mengukur kinerja karyawan

Saat KPI yang dibuat kurang tepat, maka jangan heran jika implementasi di lapangan pun menjadi kacau. Penyusunan KPI sebaiknya berpedoman pada SMART tadi agar karyawan pun mampu bekerja sebaik mungkin untuk membantu perusahaan mencapai tujuan.

Baca Juga: Kesejahteraan Karyawan: Definisi, Manfaat, dan Implementasinya

Cara Menyusun KPI Karyawan

Untuk menyusun KPI karyawan, perusahaan dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Tentukan tujuan akhirnya

Hal terpenting yang wajib ada: menentukan tujuan secara rinci, sederhana, dan lugas. KPI harus relevan dengan tujuan bisnis secara umum dan punya dampak ke perusahaan. Jika manajer hendak membuat KPI, pastikan sudah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pada masing-masing divisinya.

2. Tanyakan key performance questions

Membuat key performance questions juga sangat membantu dalam penyusunan KPI. Pertanyaan tersebut sebaiknya bersifat terbuka sehingga membuka strategi lebih baik dalam menyusun KPI.

Misalnya:

• Hasil seperti apa yang ingin dicapai?
• Mengapa hasil tersebut penting?
• Seperti apa definisi progress atau kemajuan itu?
• Bagaimana cara perusahaan tahu sudah bisa mencapai tujuan akhirnya?

3. Kumpulkan data-data pendukung

Karena KPI harus bersifat terukur (misalnya dalam bentuk presentase), perusahaan dapat menyiapkan data-data pendukung terlebih dahulu. Ingat, KPI juga sebaiknya realistis untuk dicapai. Melihat data-data pendukung di masa lalu dapat mendorong perusahaan menentukan KPI secara lebih tepat dan masuk akal.

4. Tentukan frekuensi pengukuran KPI

Kapan pengukuran KPI mesti dilakukan juga patut perusahaan pertimbangkan. Frekuensi dalam evaluasi KPI dapat perusahaan tentukan beragam, misalnya bulanan, caturwulan, tahunan, dan lain-lain. Melalui pengukuran KPI ini, harapannya perusahaan bisa melakukan penyesuaian atau pembaruan KPI untuk kemajuan bisnis di waktu berikutnya.

5. Tetapkan short term goal dan long term goal

Untuk sebuah target yang besar, perusahaan sebaiknya menentukan KPI untuk jangka pendek. Tujuannya agar target besar itu tak terlalu membebani karyawan dan masih masuk akal untuk dicapai dalam tiap bulannya. Sederhananya, KPI jangka pendek akan menentukan tercapai tidaknya KPI jangka panjang.

Baca Juga: 10+ Cara Memotivasi Karyawan: Tingkatkan Produktivitas!

Contoh KPI Karyawan

Agar kita lebih memahami tentang KPI, berikut salah satu contoh sederhana dari KPI karyawan untuk departemen digital marketing:

Contoh KPI karyawan untuk departemen HR:

Dari contoh KPI karyawan tersebut, kita dapat melihat bahwa tujuan dan ukurannya jelas. Itulah yang kemudian dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam bekerja nanti. Tanpa KPI yang jelas, kinerja karyawan pun pasti tidak maksimal.

Karena KPI tidak bisa disusun sembarangan, biasanya butuh tim khusus pada masing-masing departemen untuk menentukan target dalam KPI. Adanya KPI jelas menguntungkan perusahaan karena akan bersama-sama dengan karyawan mendorong kemajuan bisnis.

Karyawan pun lebih termotivasi untuk memberikan kinerja terbaiknya. Pasalnya, mencapai target KPI berkaitan erat dengan peluang kenaikan gaji, pemberian bonus, hingga kenaikan jabatan.

‍