Project Management Office: Pengertian, Tugas, dan Gajinya

Project management office (PMO) memegang peran penting dalam perusahaan, terutama pada bisnis yang memiliki banyak proyek untuk dikerjakan. PMO biasanya bertugas mengatur dan mengelola sumber daya semaksimal mungkin agar proyek perusahaan selesai tepat waktu.

Dalam praktiknya, PMO akan membuat strategi, perencanaan, dan jadwal tertentu dalam menyelesaikan proyek. Selain menjaga durasi proyek sesuai rencana, PMO juga bertanggung jawab dalam pembuatan laporan untuk level eksekutif tentu membutuhkan managerial skills yang baik.

Lalu, seperti apa tugas dan tanggung jawab PMO? Keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk berkarier di bidang ini? Yuk, simak dan pelajari ulasan lengkap tentang project management office yang sudah disiapkan Tim Belajarlagi berikut ini!

Pengertian project management office

Menurut Indeed, project management office merupakan tim atau departemen dalam perusahaan yang berperan dalam menegakkan standar manajemen proyek. Karyawan yang ada dalam PMO ini biasanya bertugas memantau jadwal proyek sekaligus analisis data. Dalam praktiknya, proyek yang tengah dikerjakan harus selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran.

Nah, PMO ini sendiri sebenarnya bisa dari tim internal perusahaan, yakni dalam bentuk departemen tersendiri. Namun, tidak jarang juga perusahaan memakai jasa PMO dari eksternal alias di luar perusahaan. Bisnis dengan skala besar biasanya memiliki departemen PMO tersendiri yang fungsi utamanya memastikan setiap proyek berjalan lancar.

Adanya PMO dalam sebuah bisnis atau perusahaan juga turut memberikan manfaat. Beberapa manfaatnya antara lain:

• Meningkatkan produktivitas proyek. PMO dapat menjaga proyek sesuai jadwal sehingga seluruh tim bisa bekerja secara lebih efektif. PMO juga menggunakan metrik berbasis data dalam menilai sebuah proyek yang bisa membantu memprediksi berapa lama sebuah proyek bisa selesai.
• Menetapkan kebutuhan anggaran proyek yang tepat. Tugas penting PMO adalah menetapkan anggaran proyek dan memastikan penggunaannya tepat. Pengeluaran pun bisa lebih terkontrol dengan tetap menjaga kualitas hasil proyek.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan. Efektivitas pekerjaan dalam proyek pada akhirnya akan berdampak ke pelanggan.
• Memastikan tujuan proyek selaras dengan tujuan perusahaan. Dalam praktiknya, PMO akan sangat membantu perusahaan dalam mengembangkan dan menerapkan nilai-nilai perusahaan ke dalam setiap proyek.
• Meminimalisasi hambatan proyek. PMO mampu mengidentifikasi hambatan atau risiko apa saja yang mungkin akan muncul dalam proyek. Dengan begitu, perusahaan pun dapat menyusun langkah strategis guna mencegah atau meminimalisasi hambatan yang ada.
• Meningkatkan komunikasi dalam proyek. Pada akhirnya, PMO dapat menjadi jembatan komunikasi antara perusahaan dengan para pemangku kepentingan pada sebuah proyek.

Baca juga: 15+ Skill Project Manager yang Penting Dimiliki Agar Sukses

Jenis project management office

Melansir dari Indeed, ada tiga tipe project management office yang umum kita jumpai di dunia pekerjaan:

• Directive. Tipe ini sering ada di perusahaan dengan intensitas proyek tinggi. Tugas PMO adalah mengawasi semua tugas manajemen proyek dengan menetapkan standar-standar tertentu.
• Supportive. Jenis PMO ini sifatnya sebagai konsultan proyek-proyek tertentu dalam perusahaan. Mulai dari menyediakan SDM, pelatihan, dan praktik terbaik. Tipe ini juga punya kendali terbatas pada suatu proyek secara keseluruhan.
• Controlling. PMO ini memastikan karyawan dalam menggunakan tools manajemen proyek sekaligus punya kendali atas tugas-tugas proyek. Hanya saja, kerja dari PMO ini bisa saja bergantung pada tugas dari departemen lain.

Setiap jenis PMO menjalankan tugasnya dengan berbeda-beda sesuai perannya. Perusahaan sendiri biasanya memiliki kebijakan tersendiri mengenai departemen PMO ini.

Baca juga: Pindah Karier ke Project Management? Ini Tempat Belajarnya!

Job title untuk project management office

Dalam dunia kerja, PMO ini sifatnya sangat umum. Saat sudah berada dalam struktur organisasi sebuah bisnis ataupun perusahaan, PMO memiliki beberapa job title. Berikut beberapa job title terkait dengan PMO:

1. PMO manager. Ini merupakan posisi teratas dalam PMO yang bertugas mengawasi proyek keseluruhan dan memastikan anggota lain mengikuti metodologi, struktur, hingga jadwal yang ditetapkan.
2. Project manager. Orang yang bekerja di posisi ini akan bekerja sama dengan PMO manager untuk mengelola tiap-tiap proyek. Jika ada kendala muncul, keduanya akan berusaha mencari solusi dan mengatasi bersama-sama.
3. Project coordinator. Sementara, project coordinator bertugas sebagai supporting bagi project manager. Tugasnya antara lain mengatur pertemuan atau rapat, melaporkan status proyek, melacak kemajuan proyek, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
4. Project portfolio manager. Perusahaan dengan portofolio proyek besar biasanya membutuhkan posisi ini. Bahkan, project portfolio manager terus bekerja setelah proyek selesai, termasuk menentukan nilai bisnisnya dari waktu ke waktu.
5. Project analyst. Melalui data kemajuan proyek dan tren pasar, project analyst biasanya memberikan pandangan ke PMO manager.  Informasi dari project analyst ini nantinya akan sangat membantu PMO manager dalam membuat keputusan penting.
6. PMO process specialist. Fokus utama dari peran posisi ini adalah memahami kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam menyelesaikan proyek. Tugasnya juga membantu project coordinator dalam memastikan seluruh tim mematuhi prosedur yang ada.
7. Project assistants. Asisten biasanya membantu tugas rutin dan membantu anggota tim proyek lainnya. Kebutuhan project assistants ini juga tergantung pada kebutuhan perusahaan. Jika banyak proyek skala besar, perusahaan biasanya mempekerjakan banyak project assistants.

PMO dapat kita jadikan pilihan karier yang menarik. Pasalnya, hampir setiap bisnis pasti memerlukan pengerjaan proyek baru. Baik itu dalam skala besar maupun kecil, peran PMO sangatlah penting.

Baca Juga: Berapa Sih Gaji Project Manager di Perusahaan Indonesia?

Tanggung jawab project management office

Kita sudah belajar apa itu PMO beserta tipe dan contoh pekerjaannya. Sekarang waktunya kita mengenal lebih dekat tentang apa saja tugas PMO. Beberapa tanggung jawab dalam PMO antara lain:

• Membuat standar proyek untuk keseluruhan perusahaan
• Menyediakan project manager dan seluruh tim dalam pelaksanaan proyek perusahaan
• Memastikan setiap departemen mempunyai sistem dan pola komunikasi yang efektif serta efisien
• Melacak kemajuan proyek guna memastikan kepatuhan pada anggaran, jumlah sumber daya yang tepat, serta jadwal tepat waktu
• Menjaga transparansi penggunaan dana dan melaporkannya ke perusahaan serta pemangku kepentingan
• Memilih dan memprioritaskan proyek berdasarkan strategi dan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan
• Memberikan praktik manajemen proyek terbaik beserta laporannya
• Melatih tim yang menjalankan proyek mengenai standar-standar pelaksanaan proyek
• Mengelola dokumentasi pengerjaan proyek sebagai bahan referensi untuk tim-tim di masa berikutnya
• Membantu mengatur alur komunikasi dalam setiap proyek, terutama yang melibatkan banyak departemen

Jika kita tertarik mengembangkan karier di bidang PMO, alangkah baiknya kita terus tingkatkan keterampilan yang ada dari waktu ke waktu. Salah satunya adalah dengan mengikuti sertifikasi profesi. Melalui sertifikasi profesi, kredibilitas kerja kita dapat meningkat dan nantinya berdampak ke kesempatan karier lebih baik.

Nah, CertiHub by Belajarlagi menyediakan PMI Project Management Ready Certification buat kita yang ingin mengembangkan skill project management. Uniknya, program sertifikasi ini juga sangat ramah buat pemula, lho. Kita akan belajar dari dasar-dasar konsep pentingnya tanpa memerlukan pengalaman proyek sebelumnya.

PMI Project Management Ready Certification cocok untuk mahasiswa, profesional muda, hingga level senior manager yang sudah lama berkarier. Program sertifikasi ini juga sifatnya fleksibel alias bisa kita ikuti dari mana saja. Menarik, ‘kan?

Informasi lebih lengkap mengenai kurikulum dan pendaftaran PMI Project Management Ready Certification bisa kita cek langsung di website Belajarlagi, ya!

Keterampilan yang dibutuhkan project management office

Berkarier di PMO memang menarik, apalagi untuk karier jangka panjang. Tenaga di bidang PMO pasti akan banyak dibutuhkan di masa-masa mendatang, mengingat bisnis pun akan selalu berkembang dan berinovasi.

Untuk memantapkan hati berkarier di PMO, kita sebaiknya juga menyiapkan beberapa keterampilan yang dibutuhkan. Keterampilan tersebut antara lain:

• Memiliki perhatian tinggi pada detail. Dalam mengelola proyek, orang yang berkarier di PMO sangat membutuhkan kecermatan saat menganalisis laporan sekaligus memastikan kelancaran proyek sesuai jadwal.
• Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang PMO miliki harus berupa verbal dan non-verbal. Ingat, banyak media bisa dijadikan alat untuk komunikasi. Mulai dari komunikasi langsung sampai email ataupun pesan singkat.
• Kemampuan mendengarkan. Dengan mampu mendengarkan anggota tim proyek, PMO dapat lebih memahami kebutuhan karyawan selama menjalankan proyek. Keterampilan mendengarkan juga berpengaruh pada terbangunnya hubungan positif dengan banyak departemen hingga pemangku kepentingan.
• Mampu menetapkan tujuan. PMO harus bisa menentukan tujuan, baik itu jangka pendek maupun panjang. Dengan memahami tujuan, kelancaran proyek dapat tetap terjaga sesuai jadwal.
• Organisasi. Bekerja di PMO menuntut kita untuk menguasai banyak dokumen dan laporan. Oleh sebab itu, sangat penting bagi kita untuk bisa melakukan pengkategorian dokumen yang rapi dan baik. Jika tidak, kita bisa kebingungan dalam mencari data atau dokumen.
• Memecahkan masalah. Hambatan dan tantangan pasti muncul selama proyek berjalan. Maka, keterampilan problem solving sangat dibutuhkan agar proyek tetap bisa diteruskan sesuai jadwal.
• Manajemen risiko. PMO harus mampu menakar risiko yang muncul agar bisa mengambil keputusan lebih tepat, apalagi jika kaitannya dengan keuntungan atau kerugian perusahaan akibat kendala yang muncul selama operasional proyek berjalan.
• Tenang di bawah tekanan. Tantangan dan intensitas kerja tinggi menyebabkan tekanan saat bekerja di PMO. Oleh sebab itu, kita memerlukan kemampuan dalam mengelola emosi yang baik. Salah satunya adalah tetap tenang sekalipun berada dalam banyak tekanan.

Gaji pekerjaan project management office

Jenjang karier dalam PMO memang cukup menarik, apalagi jika kita bisa sampai di level PMO manager. Tentunya kita perlu merintis karier PMO ini dari awal alias posisi staf dulu. Lalu, berapa sih sebenarnya kisaran gaji dari karier PMO ini?

Gaji PMO tentu saja bisa berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung dari lokasi serta pengalaman kerja yang sudah ada. Untuk entry level, gaji PMO di beberapa kota adalah sebagai berikut:

• Jakarta: rata-rata 5,33 juta per bulan
• Bandung: rata-rata 4,23 juta per bulan
• Semarang: rata-rata 3,8 juta per bulan

Nah, angka gaji tersebut tentu saja bisa terus naik seiring dengan kenaikan level atau masa kerja kita nanti. Jadi, kesempatan untuk berkembang di bidang PMO sebenarnya masih sangat luas, kok.

Baca Juga: Apa Itu Sertifikasi Profesi dan Kompetensi? Simak Bedanya Yuk!

Itulah tadi ulasan lengkap mengenai serba-serbi pekerjaan project management office. Dengan adanya penjelasan tadi, semoga kita pun jadi makin punya gambaran mengenai karier ini. Siapa tahu nih, kita punya kesempatan untuk merintis karier di bidang PMO!

Jangan lupa untuk terus mengasah keterampilan agar peluang karier di masa depan makin luas!

‍