Presentasi adalah salah satu keterampilan penting yang sering kita gunakan dalam berbagai aspek kehidupan, baik itu di lingkungan kerja, pendidikan, maupun dalam situasi sosial lainnya. Kemampuan untuk menyampaikan ide atau informasi secara efektif melalui presentasi dapat memengaruhi seberapa baik pesan kita diterima oleh audiens.
Namun, tidak semua presentasi berhasil mencapai tujuannya. Nah, ini yang jadi alasan kuat untuk belajar lebih jauh soal teknik presentasi yang dijamin efektif. Yuk, baca selengkapnya lewat artikel berikut ini!
Apa Itu Presentasi?
Secara umum, presentasi adalah proses menyampaikan informasi, ide, atau gagasan kepada audiens melalui penggunaan alat bantu visual seperti slide, grafik, video, atau demonstrasi langsung.
Tujuan dari sebuah presentasi adalah untuk mengomunikasikan pesan dengan jelas dan efektif kepada audiens. Presentasi sering digunakan dalam berbagai konteks, baik dalam lingkungan bisnis, pendidikan, maupun pribadi.
Dalam sebuah presentasi, seorang pembicara akan mengatur materi secara terstruktur dan mengungkapkannya secara verbal, sambil menggambarkannya dengan dukungan visual. Presentasi dapat mencakup berbagai topik, termasuk laporan bisnis, proposal proyek, pelatihan, pameran produk, presentasi akademik, dan banyak lagi.
Sebuah presentasi efektif harus mempertimbangkan audiens, memilih metode komunikasi yang sesuai, dan mengatur isi materi secara logis dan menarik. Seorang presenter juga perlu mempertimbangkan gaya penyampaian, penggunaan bahasa tubuh, dan kemampuan berkomunikasi secara verbal untuk melibatkan audiens semaksimal mungkin.
Baca juga: Apa Itu Soft Skill? Manfaat, Contoh, Tips Ampuh Terbaru
Bagaimana Cara Agar Presentasi Jadi Efektif?
Dilansir dari Harvard Business Review, persiapan paling penting adalah paham hal-hal yang mau disampaikan, baik dari segi konsep atau garis besar isi presentasi tersebut. Selebihnya, ada berbagai cara yang harus kamu lakukan:
1. Pahami topiknya
Kita harus familiar lebih dulu dengan pembahasan yang mau dipaparkan lewat presentasi. Pakai keyword dan poin-poin yang tersusun rapi supaya isi presentasi tetap runtut dari awal sampai akhir.
2. Latih presentasi
Sebagian merasa kalau latihan bukan prioritas karena yang penting cukup baca dan jelaskan. Padahal yang terjadi sebaliknya. Lewat latihan rutin, kamu bisa presentasi dalam waktu yang pas, nggak terlalu lama atau terlalu cepat ketika diberi batas waktu.
Ajak keluarga atau teman untuk berperan sebagai audiens dan minta mereka menilai presentasimu dari segi pemakaian bahasa sampai kerapian pakaian dan penampilan.
3. Perkenalan yang menarik perhatian
Kita juga bisa pakai hook untuk mengenalkan diri, lho. Contohnya, lewat pantun, quote, atau anekdot lainnya. Dengan begini, kamu bisa mengunci perhatian audiens sejak awal untuk mendengarkan presentasimu sampai akhir.
4. Buat eye contact
Buat kontak mata selama beberapa saat ke satu orang kemudian lanjutkan ke orang lainnya. Kalau belum terbiasa, tips dari Tim Belajarlagi adalah melihat jarak hidung antara kedua mata audiens. Ini adalah teknik presentasi efektif untuk menghindari rasa gugup ketika berinteraksi sebagai presenter.
5. Bicara dengan lantang dan jelas
Cara lain untuk menarik fokus dan perhatian audiens adalah lewat suara yang kita hasilkan. Lebih baik lakukan dengan lebih keras dan lantang ketimbang harus memakai volume suara layaknya mengobrol biasa.
6. Bergerak secara fleksibel
Terkadang, kita harus berhadapan dengan audiens dalam jumlah besar. Setiap sudut bisa diisi oleh orang-orang yang mendengarkan presentasi. Penting buat kita untuk bergerak dari satu sisi ke sisi lainnya secara fleksibel, nyaman, dan tidak tergesa-gesa. Tujuannya supaya lebih terkoneksi ketika kamu berbicara di depan atau di atas panggung.
7. Inhale dan exhale
Ada kalanya kita merasakan blank sekejap dan memicu terjadinya kegugupan. Atau malah bingung harus menyampaikan pesan berikutnya. Tetap tenang, ya. Tarik dan atur nafas sejak sebelum memulai presentasi agar lebih mudah memvisualisasikan presentasi yang berhasil.
8. Manfaatkan hand gestures
Body language dan gerakan tangan adalah dua hal yang akan dilihat audiens dari awal sampai akhir sebagai suatu persona. Bangun persona yang baik dengan bersikap ekspresif dan spontan terhadap gerakan tangan maupun postur tubuh.
9. Berbicara dengan perasaan
Hindari pendekatan yang monoton, kaku, dan tanpa ekspresi. Berikan variasi untuk tone dan pitch suara. Gunakan mimik wajah dan tatapan mata yang cukup dalam untuk mewakili isi presentasi yang kamu jelaskan. Menyampaikan maksud dan tujuanmu lewat feeling akan membangun hubungan intim dengan audiens.
10. Berikan waktu untuk sesi Q&A
Dengan menyediakan sesi tanya jawab, muncul kesan bahwa kita menguasai materi dan siap memberikan penjelasan lebih kepada audiens. Batas idealnya adalah dua sampai tiga pertanyaan kemudian beri jawaban seringkas mungkin dan to the point.
Baca juga: 7 Rekomendasi AI untuk Membuat PPT, Praktis dan Cantik!
Teknik Penyampaian Presentasi
Rencanakan agenda presentasi
Memahami topik presentasi adalah langkah pertama yang akan menjadi batu loncatan untuk kesuksesan presentasi. Setelah memahami topik dengan jelas, lakukan riset komprehensif dan mendetail tentang topik presentasi.
Ketika sudah melakukan riset dengan baik, kita akan lebih percaya diri dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan dari audiens. Hal ini juga membantu mengidentifikasi area yang membuat kita kurang percaya diri dan melatihnya lebih jauh.
Kenali audiens
Mempelajari audiens sama pentingnya dengan topik yang akan disampaikan. Pelajari latar belakang, minat, kekhawatiran, dan keingintahuan mereka untuk disesuaikan dengan konten presentasi. Ingat, pengenalan harus menyasar ke seluruh audiens, ya.
Misalnya, jika kita adalah seorang Data Analyst, jargon teknis yang kita kenal mungkin tidak sesuai dengan pihak manajemen senior yang harus melihat bisnis secara keseluruhan. Pendekatan ini mungkin akan menimbulkan kebingungan dan mereka malah tidak memahami kesimpulan yang dimaksud. Sayang, kan?
Sederhanakan informasi sehingga orang dari bidang yang berbeda juga dapat memahami data dan kesimpulan dari sesi presentasi.
Storytelling
Untuk memasukkan cerita ke dalam presentasi, mulailah dengan alur narasi yang jelas dan menarik. Gunakan bahasa yang hidup dan detail sensorik untuk menghidupkan cerita. Lakukan bridging untuk menghubungkannya dengan pesan atau tema presentasi utama.
Gunakan elemen visual, seperti gambar atau video, untuk menyempurnakan cerita dan melibatkan audiens. Latih penyampaian cerita yang diangkat untuk memastikan bahwa isinya bisa disampaikan secara percaya diri dan punya benang merah terhadap keseluruhan presentasi.
Metafora atau analogi
Selain storytelling, metafora membantu menyederhanakan konsep yang rumit atau abstrak dengan menghubungkannya dengan sesuatu yang sudah dikenal atau konkret. Contohnya, metafora jembatan untuk menjelaskan cara suatu proyek bisa terhubung dengan berbagai tujuan.
Metafora atau analogi juga mendukung kita untuk menarik emosi, indera, dan imajinasi audiens. Dengan menciptakan gambaran jelas di benak audiens, metafora dapat membantu menciptakan presentasi yang mudah diingat.
Gunakan struktur 10-20-30
Presentasi yang terstruktur dengan baik akan menciptakan dampak yang bertahan lama pada audiens dan membuat mereka terpikat sepanjang sesi. Buatlah kerangka presentasi yang terstruktur dengan baik terlebih dahulu.
Presentasi harus mencakup pendahuluan yang menarik, isi yang kuat, dan kesimpulan yang dapat ditindaklanjuti. Aturan presentasi 10 20 30 akan memandu kita dalam hal waktu yang diperlukan untuk presentasi dan ukurannya. Aturan presentasi 10 20 30 berarti:
- Materi mencakup tidak lebih dari 10 slide
- Penyampaikan presentasi harus memakan waktu maksimal 20 menit
- Gunakan ukuran huruf minimal 30 pts
Teknik delapan untuk setiap halaman
Kesederhanaan adalah kunci yang akan membantu audiens untuk fokus. Pastikan kita tidak membebani audiens dengan terlalu banyak informasi dalam satu slide. Cobalah untuk menyusun enam sampai delapan baris ringkas pada satu slide. Teknik presentasi ini akan membuat presentasi lebih clean dan menyenangkan secara visual.
Rule of three
Sebuah prinsip sederhana yang perlu kita ingat adalah seseorang cenderung hanya mengingat tiga hal. Tentukan tiga pesan yang harus diterima oleh audiens dan susunlah presentasi berdasarkan tiga hal tersebut. Gunakan maksimal tiga poin dalam satu slide.
Sediakan materi visual atau handout
Alat bantu visual sangat penting dalam meningkatkan daya tarik presentasi. Pastikan bahwa visualnya tidak hanya relevan tetapi juga berfungsi sebagai petunjuk untuk konten yang ingin didiskusikan pada slide tertentu.
Gunakan variasi multimedia dalam presentasi, seperti infografis interaktif, klip video pendek, atau elemen animasi. Teknik ini termasuk populer karena mampu membantu menjelaskan konsep-konsep yang rumit secara ringkas.
Penyajian data melalui grafik atau bagan memfasilitasi audiens memahami informasi dengan cepat dan efektif tanpa penjelasan yang panjang.
Teknik berimprovisasi
Kita harus siap untuk menyesuaikan presentasi berdasarkan reaksi dan keterlibatan audiens. Tetaplah fleksibel untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang tidak terduga. Pertahankan sikap positif dan mudah beradaptasi selama presentasi masih membantu kita terhubung dengan audiens.
Terkadang Anda mendapatkan pertanyaan yang tidak berhubungan karena audiens Anda mengakui keahlian Anda dalam subjek tersebut. Kita dapat memilih untuk menjawabnya secara singkat dan membawa audiens kembali ke topik utama.
Tetap positif dan mudah beradaptasi akan membantu membina hubungan dengan audiens, menunjukkan penguasaan terhadap subjek, serta memastikan presentasi yang terfokus dan menarik.
Baca juga: 12+ Mengupas Keterampilan Penting di Tempat Kerja
Selipkan sedikit humor
Humor adalah cara yang bagus untuk mencerahkan suasana hati dan menjalin hubungan dengan audiens. Walau begitu, penting untuk menggunakan humor secara tepat sasaran dan relevan dengan topik.
Hindari lelucon yang menyinggung atau di luar topik dan tetap hati-hati agar tidak berlebihan. Lelucon yang tepat waktu dapat membuat presentasi lebih menarik, sebaliknya terlalu banyak humor dapat mengalihkan perhatian dari pesan utama yang mau disampaikan.
Kesimpulan
Dengan mempraktikkan teknik presentasi yang benar, kita mampu mewujudkan penyampaian materi secara efektif. Selain berhasil sebagai presenter, audiens juga dapat kapasitas untuk menerima hal baru yang mudah dipahami dan bermanfaat, baik dalam lingkup tim atau skala besar perusahaan.
Ingin para talenta di perusahaanmu jadi jago presentasi dan berani jadi representasi di depan banyak orang? Daftar Training Karyawan dari Belajarlagi dan dapatkan akses menuju pelatihan talenta yang terstuktur. Pemilihan materinya disesuaikan kebutuhan perusahaan lewat pemanfaatan teknologi AI supaya makin naik kelas. Konsultasikan sekarang!
