Bagaimana cara mengelola tim dengan lebih efektif di tempat kerja? Kamu tentu tahu bahwa bekerja di sebuah perusahaan akan melibatkan banyak sekali orang. Masing-masing divisi biasanya memiliki tim-tim kecil yang bekerja secara beriringan dan bersinergi.
Masalah yang sering muncul adalah kerja sama dalam tim tersebut sering kali tidak sesuai ekspektasi. Perbedaan karakter dan latar belakang masing-masing orang berpotensi memunculkan konflik tersendiri. Pada akhirnya, konflik tersebut bisa berdampak ke kinerja tim.
Tim Belajar Lagi secara khusus sudah menyiapkan ulasan lengkap tentang bagaimana mengelola tim secara tepat. Penjelasan berikut ini sangat bermanfaat buat kamu praktikkan di kantor, lho. Apalagi jika kamu berencana menjadi leader di masa depan.
Apa itu manajemen tim
Berbicara tentang pengelolaan tim tidak akan bisa lepas dari manajemen tim. Melansir dari Indeed, manajemen tim merupakan bentuk strategi yang bertujuan untuk memastikan keberhasilan anggota tim. Pada praktiknya, manajemen tim sangat berkaitan erat dengan keterampilan berkomunikasi dan kepemimpinan.
Seorang pemimpin yang baik seharusnya mampu mengenali masing-masing anggotanya, baik kekuatan maupun kelemahannya. Dia akan secara konsisten mengkomunikasikan segala hal yang berhubungan dengan pekerjaan ke anak buahnya. Selain itu, manajemen tim juga mencakup bagaimana keterlibatan setiap orang dalam perkembangan tim.
Secara umum, pengelolaan tim memiliki beberapa tujuan seperti:
- Meningkatkan kepuasan kerja karyawan
- Menguatkan nilai-nilai penting perusahaan dalam diri karyawan
- Meningkatkan potensi dan kreativitas karyawan di dalam tim
- Memberikan dorongan ke karyawan untuk memberikan upaya terbaik
- Menaikkan efektivitas dan efisiensi kerja tim
- Menetapkan cara terbaik dalam pengerjaan proyek sesuai kemampuan karyawan
- Membantu mengurangi stres karyawan
Jadi, makin jelas ya bahwa manajemen tim adalah kunci penting dalam bekerja di perusahaan. Tidak ada satu pun karyawan yang sanggup bekerja sendirian di kantor. Masing-masing orang pasti saling membutuhkan, apalagi jika kaitannya dengan proyek-proyek yang memerlukan kerja sama antardivisi.
Manfaat mengelola tim
Kamu sudah membaca garis besar dari manajemen tim beserta tujuannya. Dalam dunia kerja, praktik dari pengelolaan tim ini memang tidak mudah. Terutama jika sebuah tim terdiri dari beberapa karyawan dengan jumlah lebih dari 10 orang.
Yang perlu kamu cermati adalah tidak mungkin bagi seorang pemimpin untuk bisa memenuhi keinginan semua anggotanya. Pasti akan selalu ada hal-hal yang dikompromikan untuk kepentingan bersama.
Seberapa sulitnya pengelolaan tim, tetap saja ini harus dilakukan mengingat banyak manfaat yang bisa diperoleh. Berikut manfaat dari adanya manajemen tim yang bagus dan tepat:
1. Menyelaraskan tujuan bisnis
Karyawan adalah kunci penting dalam pelaksanaan tujuan perusahaan. Pasalnya, kinerja karyawan sangat menentukan seberapa efektif perusahaan sanggup mencapai tujuan bisnisnya. Tanpa pengelolaan tim yang baik, rasanya sulit bagi perusahaan menyelaraskan tujuan bisnis ke karyawan.
Contohnya, manajer yang baik akan rutin melakukan briefing pagi ke anggota timnya sebagai media berkomunikasi. Mulai dari tugas harian, pembagian kerja proyek, hingga mengingatkan kembali tentang nilai-nilai perusahaan. Komunikasi yang baik ini akan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, manajer bisa juga menggunakan sesi mengobrol dengan karyawan secara individual jika memang ada hal yang sifatnya personal. Terlebih jika hal tersebut berdampak langsung ke kinerja tim. Dengan begitu, manajer dapat mengelola hal-hal yang berpotensi menurunkan produktivitas tim secara lebih cermat.
Begitu pula saat seorang manajer menerima karyawan baru. Pengelolaan juga melibatkan hadirnya anggota baru dalam tim. Dengan memaparkan nilai-nilai penting perusahaan sejak awal bekerja, karyawan tersebut pun akan lebih mudah beradaptasi dan berupaya membantu perusahaan mencapai tujuannya.
2. Mempertahankan karyawan
Secara tidak langsung, manajemen tim yang efektif dapat mendorong karyawan bertahan di perusahaan lebih lama. Pengelolaan tim yang bagus menciptakan lingkungan kerja yang nyaman sehingga karyawan sanggup memberikan kontribusi yang berarti.
Dalam pengelolaan tim tersebut, karyawan akan merasa terus berkembang dan belajar. Keterlibatan aktif karyawan di dalam tim membuat karyawan punya peran penting pula dalam pencapaian tujuan bisnis perusahaan.
Rasa senang karyawan dalam tim berpotensi membuatnya lebih betah bekerja di perusahaan tersebut. Maka, perusahaan dapat mempertahankan karyawan-karyawan potensial yang ada. Lebih dari itu, perusahaan pun memperoleh bibit-bibit leader terbaik di masa depan.
Dengan begitu, perusahaan akan mampu menekan turnover setiap tahunnya. Bahkan, citra perusahaan pun akan ikut meningkat seiring dengan kualitas karyawan yang terlihat.
3. Membantu karyawan berkembang
Pengelolaan tim yang efektif pastinya akan berdampak ke masing-masing karyawan. Manajer yang mampu melakukan manajemen tim biasanya mempunyai anggota-anggota yang berkualitas. Setiap karyawan mampu memaksimalkan potensi dan kelebihannya dalam melakukan pekerjaan.
Selain itu, pemimpin yang baik biasanya jeli melihat bakat-bakat terpendam anggotanya. Bisa jadi ada satu atau dua orang yang akan diberi perhatian khusus karena tampak menonjol. Mengasah potensi dan bakat karyawan juga menjadi tugas manajer karena nantinya karyawan tersebut punya kesempatan untuk duduk di jabatan lebih tinggi.
Dalam praktiknya mengelola tim secara efektif juga mendorong karyawan untuk lebih bersemangat dalam mengikuti berbagai pelatihan yang diadakan perusahaan. Ada keinginan dari karyawan untuk belajar hal baru demi mengembangkan potensi dirinya.
Perkembangan dalam diri karyawan pada akhirnya akan memberikan dampak positif juga ke perusahaan. Peningkatan kinerja tentunya dapat berkaitan langsung dengan keuntungan yang nantinya perusahaan peroleh.
4. Memperbaiki lingkungan kerja
Kondisi atau suasana kerja sering kali menjadi penentu betah tidaknya seorang karyawan berada di sebuah perusahaan. Lingkungan kerja yang kurang kondusif bisa muncul dari banyak faktor. Salah satunya adalah budaya kerja perusahaan yang tidak sehat.
Tanpa pengelolaan tim yang baik, proses kerja para karyawan dalam tim bisa kacau balau. Apalagi jika komunikasi antara manajer dengan anggota tim tidak berjalan baik. Belum lagi jika antarkaryawan pun lebih sering muncul kesalahpahaman akibat tidak adanya komunikasi sehat.
Oleh sebab itu, manfaat dari manajemen tim salah satunya adalah memperbaiki lingkungan kerja menjadi lebih kondusif. Manajemen ini nantinya memastikan bahwa setiap anggota tim tahu dan paham apa yang menjadi tugas sekaligus perannya. Manajer akan bertindak sebagai pengelola kerja seluruh anggotanya dan memastikan pekerjaan berjalan lancar.
Poin pentingnya ada pada komunikasi. Proses komunikasi yang efektif berdampak ke kinerja anggota tim yang bagus pula. Selain itu, manajer juga lebih mudah dalam mengambil keputusan ketika semua informasi yang dia terima dari anggotanya valid dan terukur.
5. Meningkatkan semangat dan produktivitas
Motivasi dan produktivitas merupakan elemen kunci dalam pertumbuhan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Karyawan dengan motivasi kerja tinggi cenderung bersemangat memberikan upaya terbaiknya dalam berkontribusi bagi perusahaan.
Manajemen tim yang efektif dapat turut meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja. Dalam hal ini, seorang manajer juga mesti menerapkan pola komunikasi sehat. Misalnya, mau mendengarkan masukan atau opini dari para anggota timnya.
Ketika karyawan suaranya didengar dan kebutuhannya sanggup difasilitasi perusahaan, maka dia merasa dihargai. Ini akan mendorongnya bekerja dengan lebih baik. Alhasil, hal tersebut berefek pula ke kinerja dan produktivitasnya.
6. Berkolaborasi
Pengelolaan tim yang efektif akan meningkatkan hubungan antara karyawan, pemimpin, hingga manajemen perusahaan. Ini kemudian dapat menciptakan sistem kerja yang kohesif, yang mana karyawan dapat bicara secara terbuka satu sama lain.
Alhasil, proses kolaborasi dan kerja antarkaryawan hingga manajemen perusahaan pun berjalan lebih lancar. Hubungan profesional yang sehat sangat mungkin dibentuk dari manajemen tim yang baik. Dampaknya, baik kinerja maupun produktivitas seluruh karyawan dan pimpinan pun meningkat.
7. Mempermudah proses seleksi karyawan baru
Dengan menerapkan manajemen tim secara sehat, perusahaan dapat lebih mudah dalam menyeleksi karyawan baru. Karena nilai-nilai perusahaan senantiasa dibagikan ke karyawan, perusahaan hanya perlu mencari kandidat yang benar-benar selaras dengan nilai tersebut.
Pada akhirnya, karyawan baru nanti pun akan lebih mudah melebur bersama anggota tim lain yang sudah ada. Pengelolaan tim juga bisa mencegah adanya tindakan senioritas yang tidak semestinya di dalam tim. Adanya budaya dan sistem kerja sehat bakal memberikan kenyamanan bagi semua karyawan, baik itu lama maupun baru.
Baca Juga: Pentingnya Kursus Kepemimpinan bagi Karyawan, Apa Saja?
Tips mengelola tim
Kemampuan dalam manajemen tim sebenarnya bisa didapatkan dari pelatihan kepemimpinan. Nah, Belajar Lagi memiliki program Corporate Training yang bisa perusahaan manfaatkan, lho. Salah satu topik training yang menarik adalah Leadership and Team Building.
Corporate Training dari Belajar Lagi ini bagus untuk meningkatkan soft skill para karyawan yang bertujuan untuk menumbuhkan budaya kerja yang baik di perusahaan. Wah, cocok banget nih untuk perusahaan yang sedang butuh peningkatan manajemen tim!
Untuk info lebih lanjut, bisa cek langsung di website Belajar Lagi. Temukan juga berbagai materi dan topik Corporate Training lainnya yang tidak kalah menarik!
Sekarang kamu bisa pelajari dulu nih bagaimana sih tips menerapkan pengelolaan tim secara efektif di kantor. Melansir dari Indeed, beberapa langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Belajar mendelegasikan
Pemimpin ataupun manajer biasanya harus jeli dalam melihat kemampuan, kelebihan, hingga kekurangan para anggotanya. Keterampilan yang beragam dari para anggota dapat manajer gunakan untuk belajar mendelegasikan pekerjaan. Ini bukan hanya membantu pekerjaan manajer, tetapi juga meningkatkan potensi serta rasa percaya diri karyawan.
Dengan begitu, tidak semua pekerjaan haruslah diselesaikan oleh seorang manajer. Beberapa tugas dapat didelegasikan ke anggota tim dengan tetap rutin melakukan monitoring. Memberikan kepercayaan kepada anggota merupakan hal terpenting dalam manajemen tim.
Namun, ingat juga untuk tidak mendelegasikan segala hal ke anak buah. Tentunya manajer mesti paham mana yang bisa dikerjakan anggota tim dan mana yang harus diselesaikan sendiri. Jangan sampai hanya sebagai “tukang suruh”, tetapi manajer semestinya menjadi mentor bagi anggotanya.
2. Berdayakan tim yang ada
Potensi masing-masing karyawan pasti berbeda-beda. Manajer tidak bisa menyamaratakan keterampilan anggotanya atau bahkan memaksa karyawan melakukan hal di luar batas kemampuannya. Dengan kemampuan beragam, pemimpin sebaiknya mampu memberdayakan sumber daya yang ada tersebut.
Hal-hal sederhana ini dapat pemimpin lakukan untuk memantik motivasi kerja para anggotanya:
- Berikan anggota peran lebih besar dalam sebuah rapat ataupun proyek tertentu
- Perkenalkan anggota tim kepada klien
- Minta anggota tim untuk memberikan masukan dan dengarkan dengan saksama
- Libatkan anggota tim dalam sebuah perencanaan proyek ataupun pemecahan suatu masalah
- Berikan penghargaan atau apresiasi terhadap kontribusi dan kinerja anggota tim
3. Komunikasi terbuka
Mengelola tim secara efektif berarti mempertahankan prinsip komunikasi secara terbuka. Pastikan apa yang menjadi tujuan dan nilai pekerjaan benar-benar sampai ke masing-masing anggota. Dengan begitu, tiap karyawan paham apa yang mesti mereka kerjakan.
Jangan lupa memberikan dukungan atau fasilitas yang cukup untuk anggota tim. Manajer harus mampu bersikap transparan saat memimpin suatu proyek sehingga tiap anggota tahu kesulitan ataupun kemajuan yang sedang dikerjakan.
Tak hanya itu, komunikasi terbuka juga mencakup keterampilan pemimpin dalam mendengarkan secara aktif atas masukan anggota. Lewat mendengarkan dengan sungguh-sungguh, manajer dapat mendeteksi adanya masalah atau tantangan sebelum berdampak ke sebuah proyek atau pekerjaan.
4. Dorong kolaborasi
Kerja sama dalam tim akan membuat pekerjaan lebih ringan serta dapat memenuhi tenggat waktu yang diharapkan. Setiap anggota tim dapat saling mendukung dan mengandalkan satu sama lain, tanpa mempermasalahkan kelemahan masing-masing.
Misalnya, ada anggota tim yang mahir dalam menulis, tetapi hasil tulisannya tak selalu menjangkau banyak audiens. Maka, anggota lain yang memiliki kemampuan pengoptimalan konten dapat membantu. Dengan begitu, keduanya bisa bekerja sama konten yang ada dapat lebih tertarget bagi audiens dan menciptakan pesan yang lebih kuat.
Kolaborasi adalah hal penting dalam manajemen tim. Tidak ada satu pun karyawan yang sanggup bekerja sendiri. Mendorong masing-masing anggota untuk berkolaborasi akan membuat tim makin kuat dan solid.
5. Konsisten
Bagian yang cukup sulit dalam manajemen tim adalah konsistensi. Sebagai pemimpin, manajer dapat membiasakan budaya kerja yang konsisten seperti:
- Siap sedia bagi anggota tim selama di jam kerja
- Memberikan ulasan kerja dan masukan secara teratur
- Menyediakan reward atau apresiasi bagi anggota tim yang kinerjanya memuaskan
Saat seorang pemimpin konsisten menjalankan budaya kerja positif, otomatis seluruh anggota tim akan mengikutinya. Selain itu, konsistensi memberikan kenyamanan kerja bagi para karyawan.
6. Gunakan disiplin secara efektif
Jangan lupa bahwa pengelolaan tim juga membutuhkan ketegasan. Sekalipun suasana kerja nyaman, bukan berarti karyawan bisa bekerja sembarangan. Harus tetap ada batasan dan aturan yang ditaati seluruh anggota tim.
Saat manajer mendapati adanya pelanggaran yang karyawan lakukan dan berdampak besar ke pekerjaan, maka pendisiplinan harus tetap dilakukan. Jadi manajer tidak hanya berfokus pada hadiah atau penghargaan ke karyawan, melainkan juga konsistensi karyawan dalam mengikuti aturan.
Area ketegasan ini memang cukup riskan bagi sebagian pemimpin. Demi menghindari kekerasan dalam kerja, tidak sedikit pula manajer yang abai pada kedisiplinan karyawan. Demi menciptakan manajemen tim yang sehat, hal ini tidak boleh terlewatkan, ya.
7. Berikan contoh
Pengelolaan tim yang baik bersumber dari sosok pemimpin yang mampu menjadi contoh atau teladan bagi anggotanya. Jika manajer ingin anak buahnya bekerja dengan efektif, maka dia harus mencontohkannya terlebih dahulu. Anggota tim pasti akan menjadi pemimpin mereka sebagai role model, terutama dalam bekerja dan berkolaborasi.
Ketika pemimpin memiliki etos kerja yang baik dan sehat, maka para anggota tim pun akan menirunya. Saat manajer mampu bersikap adil, maka anak buahnya pun akan melakukan hal yang sama ke karyawan lain.
8. Berikan feedback membangun
Memberikan hadiah atas prestasi karyawan memang penting. Namun, melontarkan kritik ketika memang ada kesalahan pun juga tidak kalah penting.
Seorang pemimpin yang baik pasti sanggup memberikan kritik membangun bagi anggotanya. Fokus kritik bukan pada orangnya, tetapi pada pekerjaannya. Penggunaan bahasa dalam mengkritik pun harus tetap positif dan tidak terkesan meremehkan.
Kritik membangun juga berguna untuk meningkatkan kinerja anggota tim. Rutin melakukan evaluasi terhadap pekerjaan anggota tim dapat meningkatkan kualitas kerja tim secara keseluruhan.
9. Tentukan ekspektasi jelas
Setiap pemimpin pasti punya harapan atau ekspektasi tersendiri pada timnya. Oleh sebab itu, sangat penting untuk menentukan tujuan dan harapan yang jelas dalam pengelolaan tim.
Manajer harus mampu memaparkan pekerjaan atau proyek secara mendetail, mulai dari tujuan, bagaimana pelaksanaan, hingga siapa saja yang bertanggung jawab. Pastikan tujuan spesifik tersebut dipahami oleh seluruh anggota tim.
Dengan ekspektasi yang jelas, anggota tim menjadi lebih paham ke mana arah pekerjaan mereka. Maka, potensi munculnya kesalahpahaman pun bisa ditekan. Tujuan dari pekerjaan juga lebih cepat tercapai.
10. Tunjukkan kecerdasan emosional
Yang juga penting dalam manajemen tim adalah memasukkan kecerdasan emosional di dalamnya. Baik itu oleh pemimpin maupun seluruh anggota tim. Sederhananya, cakupan dari kecerdasan emosional ini adalah kemampuan untuk berempati dengan kondisi orang lain.
Adanya empati membuat setiap anggota tim mudah menghargai perbedaan atau masalah yang muncul. Selain itu, masing-masing individu pun terlatih untuk meresponi pendapat orang lain dengan cara lebih bijaksana tanpa menghakimi.
Sekali lagi, tentunya pemimpin harus mencontohkan penggunaan kecerdasan emosional di dalam pekerjaan. Hanya dengan begitu, para anggotanya akan bisa menirunya.
Cara mengelola tim secara remote
Makin berkembangnya teknologi membuat sistem kerja di beberapa perusahaan ikut berubah. Sekarang ini sudah sangat lazim kamu jumpai pekerjaan yang bersifat remote. Itu artinya, masing-masing orang bekerja secara jarak jauh tanpa bertatap muka langsung dengan karyawan lain.
Tantangan dari sistem kerja remote ini adalah bagaimana menerapkan pengelolaan tim dengan efektif. Untuk menghindari banyaknya kesalahpahaman, hal-hal ini bisa dilakukan untuk mengelola tim remote secara lebih efektif:
- Memberikan dan memaparkan tujuan mingguan secara jelas kepada setiap anggota tim
- Memperjelas cara komunikasi jarak jauh, misalnya bisa lewat pesan singkat, video conference, dan lain-lain
- Membuat jadwal pekerjaan dengan cermat dan memastikan seluruh anggota tim paham tujuan hingga tenggat waktunya
- Menggunakan berbagai tools untuk bekerja secara kolaborasi yang aktif, contohnya Asana, Trello, Google Drive, dan lain-lain
- Melakukan evaluasi rutin, baik itu mingguan maupun bulanan
- Memonitoring pekerjaan secara berkala dan rutin memberi masukan jika memang dibutuhkan
- Mengadakan temu virtual sebulan sekali untuk seluruh anggota tim untuk menjaga keakraban dan kekompakan
Baca Juga: Serba-Serbi Pengembangan Karir dan Kompetensi Karyawan
Kesimpulan
Mengelola tim memang bukan hal yang mudah, tetapi hal ini menjadi kunci penting dalam keberhasilan sebuah tim di perusahaan. Dengan pengelolaan tim yang efektif, perusahaan lebih mudah mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
Dalam manajemen tim, pemimpin harus konsisten dalam menjalankan aturan serta sistem kerja yang sudah berlaku. Selain itu, nilai-nilai perusahaan harus senantiasa disampaikan ke seluruh anggota tim. Oleh sebab itu, salah satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam manajemen tim adalah komunikasi terbuka.
