Skill Komunikasi: Jenis, Contoh dan Cara Meningkatkan (2024)

Skill komunikasi adalah salah satu bagian dari jenis softskill yang penting dalam bekerja. Apa pun jenis atau bidang industrinya, semua perusahaan pasti menuntut karyawannya untuk mampu berkomunikasi dengan baik. Meski terkesan hanya sekadar “bicara” atau “mengobrol”, aspek-aspek dalam komunikasi tidaklah sedangkal itu.

Dalam berkomunikasi, ada pesan yang mesti tersampaikan dengan baik ke lawan bicara. Medianya pun beragam, entah itu secara langsung, tertulis, gerak tubuh, hingga visual. Tanpa mengasah kemampuan berkomunikasi, karyawan akan kesulitan dalam menjalankan pekerjaannya.

Tim Belajarlagi kali ini sudah merangkum serba-serbi skill komunikasi. Mulai dari pengertian, manfaat, jenis-jenis, hingga cara meningkatkan keterampilan tersebut. Yuk, simak dan pelajari bersama-sama!

Apa Itu Skill Komunikasi?

Menurut Indeed, skill komunikasi adalah kemampuan yang digunakan karyawan dalam memberi dan menerima berbagai jenis informasi. Sekalipun keterampilan ini sebenarnya bersifat rutin bagi karyawan, tidak semua orang mampu berkomunikasi dengan jelas dan baik, lho.

Tidak sedikit karyawan yang kesulitan dalam menyampaikan pendapat dalam sebuah forum sehingga apa yang ia maksudkan tak sampai ke pendengar. Ada pula karyawan yang kurang cakap dalam mengutarakan pesan secara tertulis sehingga memunculkan banyak interpretasi bagi yang membacanya.

Dari situ, nyata jelas bahwa berkomunikasi merupakan kemampuan yang harus senantiasa karyawan asah. Sebuah pekerjaan dalam tim pun akan berjalan lancar ketika masing-masing anggotanya punya kemampuan komunikasi yang berkualitas.

Komunikasi juga bersifat kompleks dalam beragam bentuk. Dalam beberapa sektor industri, komunikasi berkaitan erat dengan tugas tertentu. Misalnya, mengirimkan surel, membuat konten promosi, personal branding, dan lain-lain.

‍

Beberapa poin penting yang harus diperhatikan dalam komunikasi antara lain:

• Tidak bertele-tele
• Responsif
• Empati
• Sopan
• Kepercayaan diri
• Volume, nada bicara, dan gerak tubuh (khusus untuk komunikasi langsung)

Baca Juga : 6 Jenis Pelatihan Soft Skill untuk Pekerjaan yang Wajib Diikuti

Apa Manfaat Keterampilan Berkomunikasi?

Setiap hari karyawan pasti berkomunikasi dengan banyak orang. Baik itu rekan kerja, atasan, klien, dan lain-lain. Jadi, wajar jika kemampuan berkomunikasi selalu perusahaan cantumkan sebagai kualifikasi wajib bagi karyawannya.

Lalu, mengapa karyawan mesti menguasai kemampuan berkomunikasi dalam pekerjaan? Mahir dalam komunikasi akan memberikan banyak manfaat dalam bekerja. Berikut beberapa manfaat keterampilan berkomunikasi:

1. Sarana menyampaikan ide dan gagasan

Proses bekerja identik dengan memberikan ide kreatif ke perusahaan guna mencapai tujuan tertentu. Sekalipun punya ide cemerlang, karyawan akan kesulitan menyampaikan gagasannya tanpa keterampilan komunikasi yang bagus. Orang-orang yang mendengarkan idenya akan sukar memahami apa maksud pesan yang dia utarakan.

Sementara, karyawan yang menguasai teknik komunikasi akan jauh lebih mudah menyampaikan gagasan dalam sebuah forum. Entah itu berupa presentasi atau sekadar mengutarakan pendapat pada sebuah rapat. Kuncinya bukan lagi pada bagus tidaknya sebuah pendapat, melainkan bagaimana cara menyampaikannya.

2. Media penghubung dengan rekan kerja lain

Seorang karyawan tidak mungkin bekerja seorang diri dalam perusahaan. Suka tidak suka, karyawan akan membutuhkan bantuan rekan kerja lain. Nah, skill komunikasi akan berperan penting dalam bagaimana relasi antarkaryawan tersebut terbentuk.

Untuk bisa terkoneksi dengan orang lain, karyawan harus bisa berkomunikasi dengan baik. Kemampuan komunikasi di sini bisa mencakup bagaimana cara berbicara, kesopanan, etika, dan lain-lain. 

3. Meningkatkan kualitas hubungan dengan klien

Selain menjadi jembatan penghubung dengan rekan kerja, komunikasi juga merupakan hal penting dalam menjalin relasi dengan klien. Komunikasi yang buruk jelas membuat hubungan dengan klien merenggang. Misalnya, merespon surel dengan singkat atau tidak jelas, mengajukan komplain dengan tidak sopan, dan lain-lain.

Keharmonisan dengan klien dapat meningkat dengan adanya komunikasi yang berkualitas. Seseorang yang mampu berkomunikasi dengan teknik tepat biasanya lebih mudah menjaga relasi baik dengan klien.

4. Mempermudah penyelesaian masalah

Konflik ataupun masalah pasti selalu muncul dalam bekerja. Komunikasi yang tidak baik rentan memperkeruh konflik sehingga berdampak ke suasana kerja tak lagi kondusif. Bahkan, bisa jadi masalah antarkaryawan tersebut makin berlarut-larut.

Dalam kondisi seperti itu, karyawan yang memiliki kemampuan komunikasi bagus bisa membantu menyelesaikan masalah. Dia akan berbincang dengan kedua belah pihak dan memahami sudut pandang masing-masing. Selanjutnya, dia bisa menjadi penghubung untuk dua orang yang berkonflik agar bersama-sama menemukan solusi yang tepat.

5. Meningkatkan efektivitas kerja

Beberapa pekerjaan menjadi tertunda karena kurangnya komunikasi antarkaryawan. Sering kali kesalahpahaman juga muncul sehingga proyek yang sedang dikerjakan justru tak kunjung selesai.

Komunikasi yang baik, entah secara verbal maupun tertulis, akan sangat menunjang peningkatan efektivitas kerja. Penundaan dan kesalahan pun dapat diminimalisasi.

Apa Saja Jenis dan Contoh Skill Komunikasi?

Komunikasi tidak terbatas pada berbicara secara langsung ke lawan bicara. Menurut Indeed, setidaknya ada empat jenis skill komunikasi yang harus dikuasai. Mulai dari verbal, non verbal, tertulis, hingga visual.

Agar lebih mudah memahaminya, berikut penjelasan lengkap masing-masing jenis skill komunikasi:

1. Verbal

Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui ucapan maupun isyarat. Ini merupakan jenis kemampuan komunikasi yang paling umum. Karyawan sering menggunakannya untuk presentasi, panggilan telepon, atau percakapan biasa dengan rekan kerja.

Karena sering digunakan, peran komunikasi verbal ini sangat penting. Kemampuan komunikasi verbal yang bagus akan sangat membantu efisiensi dalam bekerja. Ada kalanya komunikasi verbal ini mesti didukung pula dengan komunikasi non verbal yang bagus.

Untuk mengembangkan kemampuan berkomunikasi secara verbal, karyawan dapat melakukan upaya berikut:

• Gunakan suara kuat dan percaya diri. Pendengar harus bisa menangkap suara dengan jelas. Selain itu, percaya diri menjadi kunci agar apa yang disampaikan mampu diterima dan dipahami pendengar.
• Posisikan juga sebagai pendengar aktif. Ketika pendengar meresponi apa yang disampaikan, karyawan juga harus bisa bertindak sebagai pendengar aktif. Ini akan sangat mendukung kemampuan berkomunikasi dua arah agar lebih efektif.
• Hindari kata-kata pengisi yang tak perlu. Kata-kata yang dimaksud adalah seperti “hmm”, “emm”, dan sejenisnya. Sekalipun kecil, hal ini dapat menjadi pengganggu bagi yang mendengarkannya, lho.

2. Non verbal

Sementara, skill komunikasi non verbal berkaitan erat dengan penggunaan bahasa tubuh, ekspresi, dan gerak tubuh ketika menyampaikan informasi ke orang lain. Komunikasi non verbal ini bisa terjadi sengaja maupun tidak sengaja, maka penting untuk menguasainya.

Contoh bentuk komunikasi non verbal misalnya tersenyum, mengangguk, dan lain-lain. Cara menyampaikan komunikasi tipe ini akan sangat berpengaruh pada bagaimana orang menangkap pesan yang disampaikan. Bahkan, sering kali rasa gugup atau cemas bisa terlihat dari non verbal ini.

Guna meningkatkan kemampuan komunikasi secara non verbal, beberapa caranya antara lain:

• Perhatikan dan kenali perasaan secara fisik. Pada dasarnya, kondisi fisik akan mencerminkan emosi manusia. Saat tengah gugup sebelum berbicara, kendalikan dulu emosi yang ada agar gerak tubuh nantinya bisa menjadi lebih luwes.
• Berhati-hati dalam gerak fisik. Hindari gestur seperti menyilangkan tangan saat presentasi karena terkesan menutup diri. Kontrol diri dengan gestur yang lebih ramah, misalnya tersenyum atau mengangguk.
• Responi komunikasi non verbal dari pendengar. Ada kalanya pendengar memberikan respon atas apa yang disampaikan dengan anggukan kepala. Tangkap respon tersebut dengan tepat, misalnya dengan mengajaknya bicara.

3. Tertulis

Ini merupakan salah satu skill komunikasi yang tidak semua karyawan bisa menguasai. Berbicara secara tertulis sangat berbeda dengan berbicara langsung. Komunikasi tertulis cakupannya pun luas, mulai dari mengirimkan surel, menuliskan memo, hingga berbagi info melalui blog.

Yang paling umum karyawan lakukan tentu saja menulis surel. Berikut beberapa contoh mengaplikasikan komunikasi tertulis dengan baik:

• Usahakan sesederhana mungkin. Kunci komunikasi tertulis adalah sederhana dan jelas. Hindari penulisan yang bertele-tele karena tidak semua orang mampu membaca pesan panjang. Pastikan pesan penting benar-benar tersampaikan ke penerima.
• Review ulang sebelum dikirim. Sebelum mengirim pesan, pastikan membacanya kembali terlebih dahulu. Tinjau ulang, apakah kata-kata yang disampaikan sudah efektif atau belum. Ini sangat berguna untuk menghindari kesalahpahaman.

4. Visual

Terakhir, komunikasi visual ini melibatkan penggunaan foto, gambar, sketsa, ataupun grafis untuk menyampaikan informasi. Visual ini menjadi pelengkap penting dalam komunikasi verbal maupun tertulis. Tujuannya adalah untuk memperjelas informasi ke pendengar atau audiens.

Yang terpenting dalam komunikasi visual adalah memahami siapa yang diajak bicara. Pemilihan atau penggunaan visual tidak boleh sembarangan. Hindari visual yang sensitif, berpotensi menyinggung, dan kasar.

Baca Juga: 13 Materi Training Leadership Skill yang Paling Dibutuhkan (2024)

Cara Meningkatkan Skill Komunikasi

Kemampuan berkomunikasi karyawan harus senantiasa terasah dari waktu ke waktu. Beberapa cara yang bisa dilakukan antara lain:

• Biasakan untuk menjadi pendengar yang baik. Sebelum mampu berkomunikasi yang baik, karyawan harus mahir dulu menjadi pendengar. Cermati saat rekan kerja bicara dan pahami maksudnya. Jika ada rekan kerja atau atasan yang punya kemampuan komunikasi yang baik, perhatikan bagaimana cara dia berbicara dan praktikkan.
• Kembangkan kemampuan menulis. Menulis merupakan bagian dalam komunikasi, oleh sebab itu karyawan juga butuh mengasah keterampilan ini. Terbiasa menuliskan pesan dan informasi dengan rapi akan sangat berdampak pula ke komunikasi verbal yang efektif.
• Minta masukan dari rekan kerja. Selepas melakukan presentasi atau menyampaikan ide, ada baiknya meminta masukan atau pendapat dari rekan kerja. Tanyakan apakah pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami dengan baik atau tidak.

Selain tiga hal di atas, perusahaan juga bisa memfasilitasi karyawan untuk meningkatkan skill komunikasi lewat Corporate Training dari Belajarlagi. Program pelatihan dari Belajarlagi ini berfokus pada peningkatan soft skill karyawan agar mampu memberi dampak positif ke lingkungan kerja.

Dalam pelatihan soft skill, ada berbagai topik menarik yang bisa perusahaan pakai. Mulai dari komunikasi, kepemimpinan, presentasi, dan lain-lain. Belajarlagi memberikan program pembelajaran intensif yang menyenangkan dengan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk informasi selengkapnya, silakan cek langsung di website Belajarlagi, ya!

Baca Juga: 8 Manfaat Corporate Training Untuk Modal Sukses 2024

Kesimpulan

Ada empat jenis skill komunikasi yang sebaiknya dikuasai karyawan, yaitu verbal, non verbal, tertulis, serta visual. Menguasai teknik komunikasi akan sangat berdampak bagus ke karier karyawan. Mulai dari meningkatkan hubungan dengan klien, menyampaikan gagasan dengan lebih baik, hingga meningkatkan efektivitas kerja.

Untuk mendukung keterampilan komunikasi karyawan, perusahaan bisa memberikan fasilitas pelatihan komunikasi secara rutin. Yuk, kembangkan kemampuan komunikasi untuk karier yang lebih baik!

‍