Salah satu tugas penting dari project manager adalah memastikan sebuah proyek berjalan lancar sesuai dengan anggaran dan tenggat waktu tertentu. Project management sendiri merupakan bidang yang menarik untuk kamu geluti, lho. Bahkan, ini bisa menjadi pilihan karier di masa depan.
Saat ini, jalur karier sebagai project manager terbilang bagus. Pekerjaan ini akan masih sangat perusahaan butuhkan, bahkan hingga tahun-tahun mendatang. Maka, tidak ada salahnya nih kamu mulai belajar mengenai seluk-beluk profesi project manager.
Pada ulasan kali ini, Tim Belajar Lagi sudah mengolah informasi mengenai project manager secara ringkas dan padat. Kamu akan belajar mengenai tugas project manager serta istilah-istilah apa yang biasa dipakai dalam pekerjaan ini. Yuk, simak dan cermati bersama-sama!
Pengertian project manager
Menurut Indeed, project manager adalah profesi yang bertanggung jawab dalam mengawasi pelaksanaan sebuah proyek di perusahaan. Lingkup kerja project manager mulai dari awal perencanaan sampai tahap laporan akhir. Project manager juga berperan dalam membangun relasi dan komunikasi aktif dengan beberapa pihak, misalnya tim, klien, hingga stakeholder.
Seorang project manager harus cermat dalam mengelola kemampuan sumber daya yang dimiliki dalam tim. Sebuah proyek yang dia pimpin semestinya berjalan dengan efektif dan efisien. Keputusan-keputusan penting juga harus mampu project manager berikan, terutama jika muncul kendala dalam proyek.
Karena peran project manager sangat penting, beberapa kemampuan harus dikuasai. Project manager yang baik setidaknya memiliki empat kemampuan esensial ini:
- Keterampilan analisis: Mampu menganalisis data dan kondisi untuk membuat keputusan logis yang menjamin kualitas proyek berjalan tetap baik.
- Keterampilan organisasi: Membuat dan mengkoordinasikan jadwal agar proyek berjalan tepat waktu serta menjamin kolaborasi antartim tetap lancar.
- Keterampilan komunikasi: Menggunakan komunikasi verbal dan non verbal untuk memimpin tim, melaporkan kemajuan ke manajemen, dan membuat keputusan.
- Keterampilan manajemen waktu: Mahir dalam mengelola waktu dan energi agar proyek selesai sesuai atau bahkan sebelum tenggat waktu.
Tugas project manager
Buat Teman Belajar yang tertarik merintis karier di project management, bisa banget lho menyiapkan diri mulai dari sekarang. Salah satunya dengan mengikuti kelas Project Management dari Belajarlagi.
Di kelas tersebut, kamu akan belajar fundamental, praktik, hingga diskusi dengan para profesional di bidang project management. Kurikulumnya lengkap dan harganya pun masih ramah kantong. Untuk info lebih lengkap, langsung cek di website Belajar Lagi, ya!
Nah, sekarang waktunya kamu mempelajari apa saja sih tugas dari project manager. Merangkum dari Indeed, berikut ini beberapa tanggung jawab project manager secara umum:
1. Mengusulkan ide dan perencanaan proyek
Sebagian besar tugas project manager adalah mengevaluasi masalah dengan cermat serta melakukan brainstorming terkait proyek yang akan dilaksanakan. Dalam membuat perencanaan mengenai resolusi proyek, project manager biasanya mempertimbangkan aspek-aspek ini:
- Aktivitas: Daftar kegiatan apa saja yang harus diambil dan dilaksanakan untuk mencapai penyelesaian proyek. Aktivitas ini nantinya masuk ke ruang lingkup proyek.
- Sumber daya: Project manager bertugas mengelola dan mengidentifikasi sumber daya guna melaksanakan proyek. Pengelolaan sumber daya ini juga tidak bisa lepas dari bujet atau anggaran proyek. Misalnya, apakah perusahaan harus bekerja sama dengan pihak eksternal atau cukup memberdayakan tim internal.
- Milestones: Project manager harus menentukan tenggat waktu yang realistis untuk selesainya proyek dengan membuat milestones atau tolak ukur bagi tugas-tugas kecil dalam tim. Tujuannya agar bisa mencapai target besar secara menyeluruh.
Intinya, perencanaan proyek secara keseluruhan merupakan tanggung jawab project manager. Dalam praktiknya, project manager akan berhubungan dengan para leader tim untuk memastikan kemajuan masing-masing bagian.
2. Membimbing sekaligus memimpin tim
Guna mencapai tujuan proyek yang sukses, project manager perlu mengetahui cara membimbing sekaligus memimpin tim miliknya. Komponen utama dalam diri project manager adalah mampu menjaga tim tetap kompak dan termotivasi selama mengerjakan proyek.
Beberapa hal yang bisa project manager lakukan untuk tugas ini antara lain:
- Team building: Project manager teratur dalam menerapkan strategi membangun tim. Selain itu, project manager dapat melakukan aktivitas kecil guna membangun semangat dan menginspirasi seluruh anggota tim.
- Komunikasi berkelanjutan: Rutin berkomunikasi dengan banyak tim dan memastikan setiap kinerja mereka masih on track. Jika ada hal yang kurang sesuai, project manager dapat menyampaikannya secara jelas dan tepat.
- Rewarding productivity: Tidak ada salahnya memberikan penghargaan kecil untuk setiap kemajuan yang tim hasilkan, misalnya memberikan pujian. Project manager harus mampu menghargai setiap pekerjaan yang dilakukan anggota timnya.
3. Membuat manajemen waktu
Tanggung jawab project manager yang cukup kompleks adalah membuat jadwal tugas bagi tim. Entah itu yang sifatnya mingguan, bulanan, triwulan, dan sebagainya. Untuk bisa membuat jadwal dan perencanaan matang, project manager harus mampu membuat manajemen waktu.
Seperti disebutkan di awal, project manager bertugas memastikan proyek selesai sesuai tenggat waktu dan anggaran. Tanpa memiliki manajemen waktu yang baik, sebuah proyek akan sulit berjalan dengan efektif dan lancar.
Selain itu, project manager bertugas dalam memetakan kemajuan masing-masing bidang dan memeriksa apakah sudah on track. Dengan begitu, project manager bisa lebih sigap menghadapi kendala yang kemungkinan muncul ketika ada tim yang kinerjanya lebih lambat.
4. Membuat estimasi anggaran
Kunci kesuksesan sebuah proyek adalah membuat kisaran anggaran dan tetap berpatokan pada angka tersebut selama pelaksanaan. Selain menyiapkan estimasi anggaran, dalam praktiknya project manager harus mencermati penggunaan biaya secara rutin. Dengan begitu, bujet yang digunakan selama proyek berlangsung tetap terkontrol.
Namun, ada kalanya proyek berjalan melebihi anggaran yang sudah direncanakan. Oleh sebab itu, penting juga bagi project manager agar menyiapkan rencana cadangan untuk kejadian tidak terduga. Misalnya, bagaimana cara memperoleh dana tambahan agar distribusi biaya selama pengerjaan proyek tidak terhenti.
5. Memantau perkembangan proyek
Project manager berperan penting dalam memantau tahap demi tahap proyek. Agar kinerja tim tetap bisa terukur, project manager biasanya evaluasi harian, mingguan, dan bulanan. Dengan begitu, kontribusi dan produktivitas masing-masing tim dapat terkontrol secara efektif.
6. Memecahkan masalah yang muncul
Tugas seorang project manager selanjutnya adalah memecahkan masalah sekaligus menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Masalah pasti akan selalu ada selama pengerjaan proyek. Maka, alangkah lebih baik jika project manager terbiasa memiliki backup plan untuk situasi tidak terduga.
7. Menyiapkan manajemen risiko yang tepat
Ketika project manager memiliki manajemen risiko yang baik, dampak dari masalah yang muncul pun bisa diminimalisasi. Rutin memeriksa kemajuan proyek dari masing-masing tim merupakan salah satu bentuk manajemen risiko yang tepat. Ini juga sangat bermanfaat untuk mencegah risiko atau masalah yang sebenarnya masih bisa dikontrol sedari dini.
8. Mengelola sumber daya
Sumber daya menjadi elemen penting dalam pengerjaan suatu proyek. Project manager mesti mampu mengelola sumber daya yang ada secara efektif untuk keberhasilan proyek. Ini bukan tugas mudah karena project manager biasanya memimpin banyak tim.
Keterampilan kepemimpinan dan komunikasi menjadi kuncinya. Kerja sama dari banyak tim akan berjalan lancar ketika project manager mampu mengkomunikasikan tujuannya ke seluruh anggota.
9. Membuat evaluasi dan laporan kerja
Project manager melakukan evaluasi dan melaporkan proyek secara rutin, baik itu mingguan ataupun bulanan. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan tujuan tercapai, kualitas kerja terjaga, serta lebih cermat pada hal-hal kecil agar tidak terabaikan.
Menyiapkan laporan dan dokumentasi sebenarnya tugas yang cukup rumit. Setiap laporan dan dokumentasi mesti disusun secara rinci dan rutin diperbaharui. Komponen di dalam laporan juga bisa beragam. Mulai dari anggaran, tugas yang diselesaikan, hingga saran atau masukan dari tim.
10. Memastikan kepuasan stakeholder
Terakhir, project manager biasanya bertugas memberikan informasi kepada para stakeholder. Setidaknya, kemajuan dari proyek ataupun informasi terbaru harus disampaikan setiap rentang waktu tertentu.
Project manager yang baik akan memastikan kepuasan para stakeholder. Selain itu, project manager juga tidak boleh melupakan relasi kontinu dengan klien dan anggota tim agar tetap harmonis.
Istilah-istilah dalam project manager
Setelah memahami apa saja gambaran dari tugas project manager, Belajar Lagi juga menyiapkan informasi tambahan yang berharga buat kamu. Berkarier sebagai project manager akan erat dengan berbagai istilah yang berkaitan dengan pekerjaan. Berikut beberapa istilah yang umum digunakan saat bekerja di bidang project management:
- Waterfall: Pendekatan project management yang berfokus pada satu tugas terlebih dahulu sebelum memulai tugas-tugas selanjutnya.
- Critical path method: Pendekatannya mirip waterfall, hanya saja bisa memprioritaskan tugas atau hal lain yang lebih penting terlebih dahulu.
- Critical chain project management: Berfokus pada sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tugas dan pekerjaan dalam suatu proyek. Project manager akan mengidentifikasi pekerjaan dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu, kemudian membuat jadwal dari prioritas tersebut.
- Agile: Fokus pendekatan ini pada kerja sama tim atau kolaborasi, bukan hierarki atau struktur.
- Scrum: Memungkinkan anggota dalam tim memiliki tanggung jawab yang biasa dilakukan project manager. Pimpinan dalam pendekatan ini biasa disebut Scrum Master.
- Kanban: Pendekatan ini hampir seperti scrum, tetapi masa kerjanya bersifat lebih kontinu.
- Adaptive project framework: Project management dengan pendekatan yang membutuhkan fleksibilitas dan adaptasi tinggi. Biasanya digunakan dalam proyek teknologi dan informasi.
Nah, setiap project manager biasanya mempunyai pendekatan project management yang berbeda-beda. Ada project manager yang nyaman menggunakan waterfall, tetapi banyak pula yang lebih suka menggunakan agile. Semua tergantung kondisi dan kebutuhan untuk setiap proyek.
Kesimpulan
Singkatnya, tugas project manager sebenarnya memastikan semua kegiatan dan tugas dalam proyek berjalan lancar dari hulu sampai hilir. Sebut saja mulai dari perencanaan kegiatan, penyusunan anggaran, pembuatan jadwal, pemantauan kinerja dan kemajuan, hingga pengelolaan sumber daya.
Sebuah proyek dapat dikatakan berhasil ketika project manager mampu menyelesaikannya tepat waktu dan sesuai anggaran. Kalaupun harus melenceng dari tenggat waktu atau bujet, setidaknya project manager mampu mengantisipasinya karena sudah menyiapkan backup plan yang jelas.
Project manager menjadi karier yang cukup menjanjikan buat kamu, lho. Yuk, mulai asah keterampilan dan kemampuan project management kamu mulai dari sekarang!
