Melamar pekerjaan bukan hanya soal menyiapkan dokumen, tetapi juga bagaimana kamu menyusunnya dengan rapi dan sesuai kebutuhan perusahaan. HRD sering kali menerima ratusan lamaran setiap hari, sehingga penting bagi kamu untuk membuat berkas lamaran yang lengkap dan distruktur dengan baik. Jika urutan dan kelengkapan dokumenmu menarik perhatian, peluang untuk melangkah ke tahap seleksi berikutnya akan semakin besar.
Namun, apa saja sebenarnya berkas yang harus disertakan? Dan bagaimana cara menyusun dokumen tersebut agar terlihat profesional? Bukan rahasia lagi, berkas lamaran yang berantakan atau tidak sesuai dengan persyaratan lamaran kerja sering kali langsung tereliminasi tanpa dipertimbangkan lebih jauh. Untuk itu, memahami urutan berkas lamaran kerja dan menyesuaikan dengan ekspektasi HRD adalah langkah awal yang krusial dalam proses melamar pekerjaan.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan panduan lengkap mengenai urutan berkas lamaran kerja dan persyaratan yang perlu kamu siapkan. Mulai dari surat lamaran hingga dokumen pendukung lainnya, semuanya akan dibahas secara detail agar berkas lamaranmu terlihat profesional dan berpeluang besar untuk dilirik oleh HRD. Yuk, simak lebih lanjut dan pastikan persiapanmu sudah maksimal!
Urutan Berkas Lamaran Kerja dan Persyaratannya
Berikut adalah urutan berkas lamaran kerja yang perlu kamu siapkan beserta penjelasan fungsinya dan persyaratannya:
1. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan dokumen pertama yang akan dibaca oleh HRD, sehingga memiliki peran penting untuk menciptakan kesan pertama yang positif. Dokumen ini bertujuan untuk memperkenalkan dirimu secara resmi kepada perusahaan, menjelaskan alasan kamu melamar pekerjaan, dan memberikan gambaran singkat tentang latar belakang serta kemampuanmu yang relevan dengan posisi tersebut. Dengan surat lamaran kerja, kamu dapat menunjukkan minat dan antusiasme terhadap perusahaan, sekaligus membedakan dirimu dari pelamar lain. Surat yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan peluangmu untuk lolos ke tahap seleksi berikutnya.
Melansir Indeed, surat lamaran yang efektif memiliki beberapa poin sebagai berikut.
- Mengungkapkan alasanmu melamar pekerjaan tersebut.
- Menyoroti keterampilan utama yang membuatmu kandidat terbaik.
- Dibuat dengan bahasa yang menarik, persuasif, dan profesional.
Baca juga: Penulisan Amplop Lamaran Kerja yang Tepat, Jangan Sampai Keliru!
2. Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae/Resume)
CV atau resume adalah dokumen utama yang digunakan HRD untuk menilai apakah pengalaman, pendidikan, dan keterampilanmu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. CV berfungsi sebagai ringkasan perjalanan kariermu, memberikan gambaran tentang kompetensimu secara keseluruhan. Dokumen ini juga menjadi alat untuk menunjukkan nilai tambahmu dibandingkan kandidat lain. Dengan menyoroti keterampilan, pencapaian, dan pengalaman yang relevan, kamu dapat menarik perhatian perekrut dan meningkatkan peluangmu dipanggil untuk wawancara. Membuat CV yang terstruktur dengan baik tidak hanya memudahkan pembacaan tetapi juga menunjukkan profesionalisme.
Mengutip dari Indeed, resume yang baik harus memiliki beberapa hal berikut.
- Berformat rapi dan mudah dibaca.
- Soroti keterampilan spesifik yang membuatmu unggul dibanding pelamar lain.
- Gunakan template atau contoh resume untuk memastikan tata letaknya profesional.
3. Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai
Ijazah dan transkrip nilai berfungsi sebagai bukti formal atas kualifikasi akademikmu. Dokumen ini memberikan kepercayaan kepada perusahaan bahwa kamu memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan posisi yang dilamar. Transkrip nilai juga membantu perusahaan untuk menilai kemampuan akademik dan konsistensi prestasimu selama masa studi. Terutama bagi fresh graduate, dokumen ini sering menjadi indikator utama untuk menunjukkan potensi yang dimiliki, terutama jika pengalaman kerja masih terbatas.
4. Fotokopi KTP dan Dokumen Identitas Lainnya
Fotokopi KTP dan dokumen identitas lainnya adalah langkah penting untuk memastikan bahwa data pribadi dan identitasmu dapat diverifikasi oleh perusahaan. Dokumen ini membantu HRD memastikan bahwa kamu adalah pelamar yang sah dan memenuhi persyaratan legal untuk bekerja. Identitas yang jelas juga diperlukan untuk keperluan administratif, seperti penggajian, kontrak kerja, dan proses onboarding lainnya. Dengan melampirkan dokumen identitas, kamu menunjukkan keseriusan dalam melamar pekerjaan sekaligus mempermudah perusahaan dalam proses verifikasi data.
5. Pas Foto Terbaru
Pas foto memberikan identitas visual yang melengkapi dokumen lamaranmu, membantu perusahaan mengenal pelamar dengan lebih personal. Foto ini juga diperlukan untuk administrasi internal, terutama jika kamu diterima di perusahaan. Selain itu, pas foto memberikan kesan pertama tentang profesionalisme dan kerapihanmu. Penampilan dalam foto sering menjadi refleksi dari sikapmu terhadap pekerjaan, sehingga memilih foto dengan penampilan yang formal dan rapi dapat meningkatkan citra dirimu sebagai kandidat yang serius dan layak dipertimbangkan.
Persyaratan:
- Latar belakang sesuai: Gunakan warna latar belakang seperti biru atau merah sesuai dengan standar perusahaan atau permintaan dalam pengumuman lowongan.
- Ukuran sesuai: Pastikan ukuran foto sesuai dengan yang diminta, seperti 3x4 cm atau 4x6 cm.
Penampilan formal: Kenakan pakaian formal, seperti kemeja putih atau blazer. Hindari penggunaan aksesoris berlebihan yang dapat mengurangi kesan profesional.
6. Portofolio (Jika Ada)
Portofolio adalah cara efektif untuk memamerkan hasil kerjamu kepada HRD, khususnya di bidang kreatif atau pekerjaan berbasis proyek. Melansir dari Work Chorn, Portofolio berfungsi sebagai bukti nyata dari keterampilan dan pengalamanmu, memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk menilai kualitas dan kemampuanmu secara langsung. Dengan portofolio, kamu dapat menunjukkan keunikan dan gaya kerja yang mungkin tidak terlihat hanya melalui CV atau surat lamaran. Selain itu, portofolio yang kuat dapat menjadi alat penting untuk meyakinkan perekrut bahwa kamu adalah kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
Persyaratan:
- Format profesional: Kumpulkan karya terbaikmu dalam format PDF atau unggah ke situs portofolio online seperti Behance atau GitHub, tergantung pada bidang pekerjaan.
- Relevansi karya: Pilih hanya karya yang relevan dengan posisi yang dilamar. Misalnya, jika melamar sebagai desainer UI/UX, fokuskan pada proyek desain aplikasi atau website.
- Deskripsi: Tambahkan deskripsi singkat pada setiap karya untuk menjelaskan kontribusi dan peranmu dalam proyek tersebut.
7. Sertifikat Bootcamp atau Sertifikasi
Sertifikat dari bootcamp atau sertifikasi menjadi nilai tambah yang menunjukkan komitmenmu untuk terus belajar dan mengembangkan keterampilan. Sertifikat ini tidak hanya membuktikan bahwa kamu memiliki pengetahuan tambahan di bidang tertentu, tetapi juga memberikan sinyal kepada HRD bahwa kamu memiliki inisiatif untuk memperbaiki kualitas dirimu. Dalam beberapa posisi, sertifikat pelatihan menjadi bukti bahwa kamu siap menghadapi tantangan kerja, terutama jika pelatihan tersebut melibatkan praktik langsung. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan perusahaan terhadap kompetensimu, apalagi jika keterampilan yang kamu pelajari relevan dengan kebutuhan posisi yang dilamar. Untuk mendapatkannya, kamu dapat mengikuti pelatihan atau Bootcamp di Belajarlagi.
Persyaratan:
- Relevansi: Pilih sertifikat yang mendukung posisi yang kamu lamar. Misalnya, jika melamar sebagai software developer, sertifikasi kursus Python, Java, atau pelatihan data science dapat menjadi nilai tambah.
- Kejelasan dokumen: Pastikan sertifikat mencantumkan nama lengkapmu dengan jelas dan tidak memiliki kesalahan pengetikan.
- Pengalaman praktik: Jika memungkinkan, sertakan contoh proyek atau pengalaman praktik yang kamu kerjakan selama pelatihan tersebut untuk memperkuat kredibilitasmu.
8. Cantumkan Referensi
Melansir dari Indeed, referensi adalah orang-orang yang bersedia memberikan pendapat tentangmu kepada pemberi kerja. Mereka dapat menjelaskan kebiasaan kerja, keterampilan, karakter, atau pengalaman sebelumnya. Kamu dapat mencantumkan nama referensi sebagai nilai tambah saat melamar pekerjaan. Referensi dapat berupa:
- Profesional: Supervisor, manajer, klien, atau rekan kerja.
- Pribadi: Teman, tetangga, atau kenalan di kegiatan sosial.
Work Chorn menjelaskan bahwa kamu dapat menambahkan daftar referensi profesional beserta surat rekomendasi. Cantumkan referensi pada satu lembar kertas yang memuat nama, jabatan, alamat email, dan nomor telepon mereka. Sertakan juga satu kalimat yang menjelaskan hubungan mereka denganmu, seperti: “Aldy adalah atasan saya di Pama Persada,” atau “Anggia adalah rekan kerja saya di Bounche.”
9. SKCK
Beberapa perusahaan kerap meminta pelamar melampirkan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian). Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa kamu memiliki catatan baik dan tidak pernah terlibat dalam tindakan kriminal.
Karena masa berlaku SKCK hanya enam bulan sejak diterbitkan, pastikan kamu memperbarui dokumen ini secara berkala. Jika belum memiliki SKCK, kamu dapat membuatnya melalui layanan daring di situs SKCK Online Polri.
10. Surat Keterangan Pengalaman Kerja
Bagi yang pernah bekerja sebelumnya, disarankan untuk menyertakan surat keterangan pengalaman kerja. Dokumen ini berfungsi untuk memvalidasi pengalaman kerjamu sekaligus memberikan gambaran tentang kinerja dan kontribusi selama bekerja di perusahaan sebelumnya.
Dengan melampirkan surat ini, peluang diterima di perusahaan yang kamu lamar akan meningkat. Selain itu, surat ini juga memperkuat kesan bahwa kamu memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
11. Surat Keterangan Sehat
Surat keterangan sehat menjadi salah satu dokumen yang kadang diminta dalam proses melamar pekerjaan. Meski sifatnya opsional, beberapa perusahaan menjadikannya persyaratan wajib.
Umumnya, surat ini diminta setelah kamu berhasil melalui beberapa tahap rekrutmen. Untuk memastikan apakah dokumen ini diperlukan, ada baiknya kamu mengonfirmasi langsung dengan perusahaan tujuan.
Baca juga: Bagaimana Cara Dapat Pekerjaan yang Tepat? Ini Rahasianya!
Tips saat Menyerahkan Berkas Lamaran Kerja
Agar berkas lamaranmu semakin menarik perhatian HRD, ikuti tips berikut ini:
1. Susun Berkas dengan Rapi
Letakkan dokumen paling penting, seperti surat lamaran dan CV, di bagian depan, kemudian ikuti dengan dokumen pendukung lainnya. Gunakan folder atau map yang rapi agar dokumen tidak terlipat atau tercecer.
2. Cek Ulang Kelengkapan Dokumen
Sebelum mengirimkan lamaran, pastikan semua dokumen telah lengkap sesuai persyaratan perusahaan. Jangan sampai ada dokumen yang tertinggal atau salah cetak.
3. Gunakan Sertifikat Relevan
Pilih sertifikat dari pelatihan atau bootcamp yang benar-benar mendukung posisi yang dilamar. Hal ini menunjukkan keseriusan kamu untuk meningkatkan keterampilan di bidang tersebut.
4. Berikan Kesan Profesional
Gunakan amplop atau folder berwarna netral (hitam, putih, atau biru tua) untuk menjaga dokumen tetap terlihat profesional. Hindari menggunakan map dengan warna mencolok atau desain yang kurang formal.
Baca juga: Contoh Isi Email Lamaran Kerja Fresh Graduate dan Jobseeker yang Benar
Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Benar
Surat lamaran kerja adalah dokumen pertama yang dibaca HRD untuk menilai keseriusan dan kecocokanmu dengan posisi yang dilamar. Membuat surat lamaran yang benar tidak hanya menunjukkan profesionalisme tetapi juga meningkatkan peluangmu untuk mendapatkan panggilan wawancara. Berikut langkah-langkah membuat surat lamaran kerja yang benar:
1. Gunakan Format Resmi dan Profesional
Format resmi adalah elemen dasar dari surat lamaran kerja yang benar. Surat harus mencerminkan keseriusan dan profesionalisme. Struktur yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
- Kop Surat: Tuliskan tempat dan tanggal penulisan surat di bagian kanan atas surat, seperti “Jakarta, 20 Desember 2024.”
- Alamat Tujuan: Cantumkan nama penerima (jika diketahui), jabatan, dan alamat lengkap perusahaan di sisi kiri bawah kop surat.
- Salam Pembuka: Gunakan sapaan formal, seperti "Dengan hormat," untuk menunjukkan sopan santun.
Gunakan font profesional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran 11-12 poin. Atur jarak antar paragraf untuk memastikan surat mudah dibaca dan rapi dan hindari penggunaan warna atau elemen dekoratif yang tidak relevan.
2. Paragraf Pembuka: Perkenalkan Diri dengan Singkat dan Jelas
Paragraf pembuka berfungsi sebagai pengantar untuk memperkenalkan siapa kamu dan apa tujuan surat tersebut. Melansir Indeed, saat menulis pembuka, tulis dengan singkat namun informatif, mencakup:
- Nama lengkap kamu.
- Posisi yang dilamar.
- Sumber informasi mengenai lowongan kerja.
Contoh:
"Dengan ini, saya [Nama Kamu], lulusan [Universitas/Fakultas] bermaksud untuk melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan], sebagaimana informasi yang saya dapatkan melalui [sumber lowongan seperti situs web resmi, portal karier, atau media sosial perusahaan]."
Bagian ini tidak perlu panjang, tetapi harus langsung pada inti. Jangan lupa mencantumkan posisi yang dilamar agar HRD mengetahui niatmu sejak awal.
3. Paragraf Inti: Jelaskan Alasan Melamar dan Kualifikasi yang Dimiliki
Pada bagian inti, fokuslah pada mengapa kamu tertarik pada posisi yang dilamar dan bagaimana kualifikasimu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Di sinilah kamu menunjukkan apa yang membuatmu berbeda dari kandidat lainnya. Sertakan:
- Alasan Melamar: Jelaskan mengapa kamu tertarik pada posisi tersebut. Pastikan alasan ini relevan dengan kariermu dan visi perusahaan.
- Pengalaman Kerja: Sebutkan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar. Jika kamu adalah fresh graduate, soroti magang, proyek, atau kegiatan lain yang berkaitan.
- Keterampilan Utama: Jelaskan keterampilan spesifik yang kamu miliki, terutama yang relevan dengan posisi tersebut.
Contoh:
"Saya memiliki pengalaman selama 3 tahun di bidang [bidang pekerjaan], khususnya dalam [sebutkan keahlian utama]. Selama bekerja di [nama perusahaan sebelumnya], saya berhasil [sebutkan pencapaian yang konkret, misalnya meningkatkan efisiensi kerja hingga 20% atau berhasil menyelesaikan proyek besar]. Keterampilan saya dalam [keterampilan spesifik, seperti komunikasi, manajemen waktu, atau penggunaan software tertentu] sangat relevan dengan kebutuhan perusahaan."
Pastikan kamu hanya mencantumkan informasi yang relevan dan mendukung lamaranmu. Hindari menuliskan pengalaman yang tidak ada hubungannya dengan posisi yang dilamar.
4. Paragraf Penutup: Nyatakan Antusiasme dan Harapan untuk Interview
Di bagian penutup, tunjukkan antusiasme kamu untuk berkontribusi kepada perusahaan. Sertakan juga harapan untuk mendapatkan kesempatan wawancara. Paragraf ini harus meninggalkan kesan positif dan mendorong HRD untuk menghubungimu.
Contoh:
"Saya sangat antusias untuk dapat bergabung dengan [Nama Perusahaan] dan memberikan kontribusi terbaik dalam [bidang kerja]. Saya berharap mendapatkan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai potensi yang dapat saya tawarkan. Saya dapat dihubungi melalui [nomor telepon] atau [email]."
Akhiri surat dengan kalimat sopan, seperti “Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih.”
5. Tanda Tangan di Penutup Surat Lamaran
Setelah menutup surat, tambahkan tanda tangan di bagian akhir. Tanda tangan ini memberikan kesan formal dan profesional. Formatnya adalah:
- Hormat saya,
- [Nama Lengkap Kamu]
- (Jika surat dicetak, tambahkan tanda tangan di atas nama lengkapmu)
Dengan mempersiapkan berkas lamaran sesuai urutan dan tips yang telah dibahas di atas, peluangmu untuk dilirik oleh HRD akan semakin besar. Pastikan setiap dokumen tersusun rapi, jelas, dan mencerminkan profesionalisme. Selain itu, melengkapi dirimu dengan keterampilan tambahan juga menjadi nilai lebih yang akan membuatmu lebih percaya diri saat melamar kerja.
Jika kamu merasa perlu meningkatkan kemampuan atau belajar keterampilan baru, Belajarlagi adalah pilihan yang tepat. Dengan berbagai program bootcamp online, seperti Fullstack Digital Marketing, SEO Bootcamp, Mini Bootcamp, Performance Marketing, hingga Social Media Organic Bootcamp, kamu bisa mengasah keahlian yang sesuai dengan kebutuhan industri saat ini. Program-program ini dirancang untuk membantu kamu tetap relevan dan unggul di dunia kerja yang terus berubah.
Konsistensi dan latihan adalah kunci utama untuk menguasai keterampilan digital. Dengan bergabung bersama Belajarlagi, kamu dapat belajar dengan terarah dan lebih mudah memahami materi yang diajarkan.
Kunjungi website Belajarlagi sekarang untuk menemukan program yang paling sesuai dengan minat dan tujuan kariermu. Investasikan waktu dan usahamu untuk masa depan yang lebih cerah.
