Apa Itu ATS, Cara Kerja, dan Fungsinya di Proses Rekrutmen

Apa itu ATS (Applicant Tracking Software)? Dengan perkembangan teknologi, proses rekrutmen yang biasa HR lakukan pun kini terasa kian mudah dengan ATS. Software ini mempermudah kerja perusahaan dalam rekrutmen agar tidak lagi serba manual.

Ketika sebuah perusahaan membuka lowongan pekerjaan, bisa dibayangkan begitu banyak pencari kerja memasukkan lamaran. Dalam beberapa kasus, HR bisa jadi kewalahan dalam mengecek dan memilih lamaran-lamaran tersebut. Nah, adanya ATS dapat meringankan kerja HR.

Agar bisa memperoleh gambaran lebih jelas mengenai apa itu ATS, Tim Belajarlagi sudah menyiapkan ulasannya lewat artikel berikut ini. Siapa tahu informasi ini bermanfaat buat kamu yang tengah menyiapkan CV dan surat lamaran. Simak, ya!

Apa itu ATS?

Untuk mengenal apa itu ATS, kamu harus paham dulu bahwa ATS itu merupakan software dengan fungsi tertentu. Melansir dari Indeed, ATS memberikan kemudahan dalam otomatisasi proses perekrutan. Sistem rekrutmen yang kompleks pun menjadi lebih sederhana, bahkan HR dapat lebih mudah menemukan kandidat yang cocok.

Berbagai fitur dalam ATS akan membantu HR lebih cepat dalam memproses rekrutmen, terutama dari segi waktu dan efektivitas. ATS secara mandiri dapat memindai CV pelamar yang masuk dan menyortirnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Jika CV pelamar memenuhi kriteria perusahaan, maka pelamar tersebut dinyatakan lolos ke tahap berikutnya. Yang harus diperhatikan adalah CV yang pelamar buat mesti menyesuaikan dengan format ATS. Ini dapat menjadi catatan penting buatmu juga agar menyiapkan CV yang bisa terbaca oleh sistem ATS.

Beberapa tugas otomatis yang mampu ATS kerjakan antara lain:

• Mengunggah lowongan pekerjaan
• Memilah-milah lamaran
• Memberi rekomendasi pelamar paling cocok

Dengan adanya ATS, HR tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mencermati lamaran satu per satu. Hasil rekomendasi dari ATS akan membantu HR untuk menentukan kandidat mana yang bisa lolos dan mana yang tidak.

Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, menggunakan perangkat lunak ATS ini menjadi sangat penting. HR menjadi lebih bisa fokus mengerjakan hal-hal yang lebih penting sekaligus dapat menyeleksi kandidat pelamar secara lebih cepat.

Kenali cara kerja ATS

Lalu, seperti apa cara kerja dari ATS itu sendiri? Menurut Coursera, perusahaan rata-rata menerima 250 lamaran di setiap lowongan yang dibuka. Pada dasarnya, ATS punya fungsi dalam mengumpulkan, mengatur, dan mengurai setiap lamaran yang masuk.

Ketika kamu melamar pekerjaan dengan sistem ATS, perangkat lunak tersebut akan otomatis menyimpan data-datamu. Mulai dari CV, surat lamaran, hingga profil. Dari situ, ATS akan mulai bekerja memilah lamaran mana yang paling cocok.

ATS akan menyaring kandidat yang tampak paling tepat berdasarkan deskripsi pekerjaan serta meninggalkan catatan berharga bagi HR. Catatan tersebut biasanya dapat sangat berguna di proses tes maupun wawancara.

Selain itu, ATS juga memungkinkan HR untuk berkontak langsung dengan pelamar. Dengan begitu, informasi tambahan penting pun bisa langsung HR sampaikan ke pelamar. Entah itu terkait jadwal tes, wawancara, kelengkapan dokumen, dan lain-lain.

Baca Juga: 25 Contoh Pertanyaan Interview Bahasa Inggris dan Cara Jawabnya

Fungsi ATS dalam rekrutmen

Secara umum, fungsi utama dari ATS adalah menyimpan dan mengelola CV dari banyak pelamar. Perusahaan bebas mengakses lamaran-lamaran tersebut kapan saja. Selain itu, sistem pelacakan pada ATS juga menawarkan beberapa fungsi tambahan yang membantu proses seleksi kandidat.

Maka, fungsi dari ATS sendiri biasanya juga meliputi:

• Mengunggah lowongan pekerjaan dengan deskripsi yang sama ke beberapa platform yang sudah terintegrasi dengan ATS
• Meninjau informasi yang pelamar unggah untuk mengidentifikasi kandidat paling cocok berdasarkan deskripsi dan persyaratan pekerjaan
• Mentransfer data pelamar dari satu lokasi pada sistem ke lokasi berikutnya selama pelamar menjalani proses perekrutan
• Memudahkan HR atau rekruter mengirim pesan otomatis pada pelamar ketika lamarannya diterima
• Menjadwalkan berbagai proses rekrutmen dengan pelamar (tes, wawancara HR, wawancara user, dan lain-lain)
• Mengirimkan dokumen kepada kandidat yang menerima tawaran pekerjaan

Dari penjelasan fungsi-fungsi tadi, kamu bisa bayangkan ‘kan betapa HR akan sangat terbantu dengan adanya ATS. Bahkan, adanya otomatisasi pengiriman pesan akan sangat bagus untuk membangun relasi dengan pelamar.

Perbedaan CV ATS dengan CV biasa

Nah, hal terpenting dalam ATS ini sebenarnya adalah bentuk CV-nya. CV dalam sistem ATS jauh lebih sederhana daripada CV biasa, bahkan CV kreatif.

Mungkin selama ini kamu sudah menyiapkan CV kreatif untuk melamar ke beberapa lowongan pekerjaan. Jika kamu hendak melamar ke perusahaan yang menggunakan ATS, maka CV yang kamu kirimkan pun harus dibedakan.

Perbedaan antara CV ATS dan CV biasa ataupun kreatif dapat kamu pelajari lewat tabel berikut ini:

‍

Dengan mengetahui apa itu ATS dan bagaimana bentuk CV yang dibutuhkan, kamu sekarang jadi lebih siap untuk melamar kerja, nih!

Baca Juga: Apa Itu Headhunter? Definisi, Skill, dan Bedanya dengan Rekruter

Kelebihan ATS

Jelas ya bahwa ATS merupakan perangkat lunak yang mampu membantu HR dalam proses rekrutmen agar lebih cepat dan efektif. Menurut Indeed, berikut beberapa manfaat atau kelebihan melakukan proses rekrutmen dengan ATS:

1. Membuat HR fokus ke hal-hal lebih penting

Tugas HR bukan saja merekrut karyawan baru. Dalam perusahaan, tanggung jawab HR cukup kompleks terutama yang berkaitan dengan pemberdayaan karyawan. Proses rekrutmen sering kali melibatkan banyak tugas repetitif yang kesannya memakan banyak waktu.

Tugas-tugas perekrutan sendiri dapat dilakukan ATS secara otomatis. Misalnya, menyeleksi CV, Tahap screening, melacak pelamar, memberikan informasi terkait proses rekrutmen ke pelamar, dan lain-lain.

Pekerjaan yang dilakukan ATS nantinya membantu HR untuk mengevaluasi kandidat terseleksi secara lebih maksimal. Dengan adanya ATS, HR pun menjadi lebih punya waktu untuk fokus ke hal-hal yang lebih penting selain perekrutan karyawan.

2. Efektivitas waktu

Dengan proses penyaringan yang otomatis, hanya pelamar yang memenuhi kriteria lah yang akan lolos ke tahap selanjutnya. Inilah yang kemudian membuat waktu rekrutmen menjadi lebih efektif. HR tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mengecek CV pelamar satu per satu.

Sistem kerjanya kira-kira begini: HR cukup memasukkan kriteria atau syarat yang diinginkan, kemudian ATS akan melacak CV pelamar mana saja yang memuat kriteria tersebut. Dari situ, ATS akan menyodorkan CV beberapa pelamar yang paling mendekati dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk menghindari kesalahan, tentu saja HR akan mengecek CV yang tersaring terlebih dahulu. Meski tetap ada proses pengecekan, setidaknya kerja HR tidaklah seberat sebelumnya.

3. Komunikasi lebih mudah

Beberapa ATS menyediakan fitur untuk menambahkan catatan pada lamaran para kandidat. Ini sangat memudahkan HR ketika hendak memberi catatan ketika sedang proses wawancara. Catatan tersebut pun nantinya bisa pula dibagikan ke para user yang terkait.

Adanya ATS dapat meningkatkan kolaborasi antarpihak yang terkait dengan proses perekrutan, terutama staf HR, manajer HR, dan user. Dengan begitu, semua rekam jejak pelamar selama perekrutan pun tercatat dengan rapi dan jelas.

Selain itu, ATS juga bisa menjembatani komunikasi antara HR dengan pelamar. Jika sewaktu-waktu ada perubahan jadwal rekrutmen atau informasi terbaru, HR bisa langsung berkirim pesan ke pelamar.

4. Minimalisasi kesalahan

Risiko kesalahan dalam menyortir calon kandidat sangat mungkin terjadi jika dilakukan secara manual alias oleh manusia. Banyak faktor bisa menjadi pemicunya, mulai dari kelelahan membaca CV, kurang teliti dalam memeriksa CV, dan lain-lain.

Ketika terjadi kesalahan, dampaknya pun akan sangat besar. Bayangkan, sesi wawancara bisa menjadi berantakan ketika ternyata HR kurang selektif dalam memilih kandidat yang tepat. Ini bukan hanya menyulitkan pelamar, tetapi juga perusahaan.

ATS mampu memindai CV secara lebih akurat berdasarkan ketentuan dan deskripsi jelas yang sudah dibuat HR sebelumnya. Detail penting dari calon kandidat akan terdeteksi ATS. Selama deskripsi dan kriteria yang dibuat HR jelas, ATS pun akan mampu menyaring calon kandidat paling bagus.

5. Ada akses ke statistik perekrutan

Terakhir, kelebihan dari ATS ada pada pemberian statistik rekrutmen ke perusahaan. Perangkat lunak ini akan mencatat informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi kerja perekrutan. Dari situ, perusahaan dapat membuat perencanaan untuk proses yang lebih baik ke depannya.

Statistik dari para pelamar bisa menjadi gambaran seberapa besar ketertarikan orang untuk bekerja di perusahaan. Selain itu, adanya statistik juga mendorong perusahaan memetakan sekaligus menganalisis karakter pelamar secara lebih detail.

Baca Juga: Apa Perbedaan Job Posting dan Job Description? Ini Tips Membuatnya

Lalu, apa manfaatnya buat kamu ketika sudah memahami apa itu ATS? Yang jelas, kamu kini dapat menyiapkan dirimu lebih baik sebelum melamar kerja. Persiapkan CV sebaik mungkin, jika perlu buat CV khusus untuk lowongan yang menggunakan sistem ATS.

Selain mempersiapkan CV, jangan lupa perlengkapi diri sebaik mungkin dari sekarang. Mengikuti beberapa kelas atau bootcamp online dapat menjadi pilihan untuk meng-upgrade dirimu.

Bersama Belajarlagi, kamu bisa meningkatkan keterampilan dan kemampuan agar berpeluang memperoleh pekerjaan impian. Ada banyak bootcamp online yang bisa kamu pilih: Fullstack Digital Marketing, Social Media Marketing Bootcamp, SEO Bootcamp, serta banyak mini bootcamp lainnya.

Untuk informasi kelas-kelas selengkapnya, silakan langsung cek saja di website Belajarlagi, ya. Pastikan kamu tidak ketinggalan mengikuti bootcamp menarik!

Kesimpulan

ATS adalah perangkat lunak yang digunakan perusahaan dalam proses perekrutan karyawan. Perangkat lunak ini secara umum mempermudah kerja HR karena dapat memindai CV ataupun lamaran secara otomatis. Nantinya ATS ini akan memberikan pilihan beberapa kandidat yang paling sesuai dengan kriteria perusahaan.

Sistem ATS paling banyak dipakai di perusahaan-perusahaan besar. Jika kamu ingin melamar ke pekerjaan yang menggunakan sistem ATS, pastikan kamu menyiapkan CV sebaik mungkin. Jangan lupa juga untuk perlengkapi diri dengan berbagai keterampilan untuk menunjang kesiapanmu dalam bekerja nanti!

‍