Cara Membuat Pesan Otomatis di WA, Praktis dan Mudah!

Dengan mengetahui cara membuat pesan otomatis di WA, kita dapat menghemat banyak waktu dalam menjalankan bisnis. Seperti kita tahu, penggunaan WA business sangat berguna dalam aktivitas penjualan. Kini, hampir semua usaha memanfaatkan WA business untuk meningkatkan penjualan.

Melalui WA business, kita menjadi lebih mudah dalam berinteraksi dengan konsumen. Adanya pesan otomatis turut memudahkan karena kita tak perlu 24 jam stand by dengan WA. Pelanggan masih bisa mendapat respon pesan dari kita sekalipun kita sedang offline.

Lalu, bagaimana sih cara membuat pesan otomatis di WA? Apa saja keuntungannya untuk sebuah bisnis? Tim Belajarlagi sudah menyiapkan ulasan lengkapnya nih, simak dan pelajari bersama-sama yuk!

Pengertian WhatsApp otomatis

WA otomatis adalah salah satu fitur dari WhatsApp yang membuat kita sebagai pengguna bisa mengirim balasan otomatis ke konsumen. Adanya fitur ini sangat efektif untuk mengurangi beban kerja sekaligus menghemat biaya.

Ada dua tipe WA otomatis yang mesti kita pahami, yaitu aplikasi WA business gratis dan WA business API. Pada aplikasi WA business gratis, kita dapat mengirimkan tiga balasan otomatis ke konsumen. Mulai dari away messages, greeting messages, dan quick replies.

Sementara, kita dapat memberikan lebih banyak balasan dengan menggunakan WA business API. Kita bisa memanfaatkan chatbot yang ada dan membuat pesan template dengan kata kunci yang disesuaikan kondisi tertentu. Balasan otomatis yang relevan semacam ini dapat meningkatkan kepuasan konsumen, bahkan saat di luar jam kerja.

Lalu, tipe WA business mana yang lebih bagus kita gunakan? Semuanya tergantung pada kebutuhan bisnis kita. Pada dasarnya, WA business gratis memang terbatas dan lebih cocok untuk bisnis atau usaha dalam skala kecil sampai menengah.

Untuk bisnis skala besar, penggunaan WA business API jelas lebih cocok. Apalagi tipe WA business ini mendukung profil bisnis terverifikasi (ada centang hijau) sehingga mampu meningkatkan kredibilitas.

Nah, kali ini kita akan belajar menggunakan WA otomatis dari dua tipe WA business tersebut.

Baca juga: Apa Itu CRM? Komponen, Tahapan, Fungsi, Contoh 

Cara membuat pesan otomatis di WA business

Pastikan kita sudah mengunduh dan memasang aplikasi WA business. Berbeda dengan WA biasa, WA business ini punya fitur-fitur yang memang khusus diberikan untuk mempermudah usaha. Mulai dari balasan otomatis, katalog, label, dan lain-lain.

Berikut cara membuat pesan otomatis di aplikasi WA business gratis:

1. Masuk ke menu business tools

Klik simbol tiga titik yang berada di kanan atas WA, setelah itu pilih “business tools”. Di bagian menu tersebut, terdapat beberapa opsi pengaturan. Misalnya, profil, catalogue, orders, messaging, dan masih banyak lagi.

Untuk membuat pesan otomatis, cek di bagian “messaging”. Di situ ada tiga pilihan atau tipe pesan yang bisa kita buat:

• Greeting message: pesan otomatis berisi sapaan awal bagi pelanggan
• Away message: pesan otomatis yang dikirim ke pelanggan saat kita offline
• Quick replies: balasan cepat untuk mempermudah pelayanan ke pelanggan

2. Lakukan pengaturan pesan otomatis

Jangan lupa untuk mengatur pesan otomatis, terutama di bagian greeting message dan away message. Pada bagian away message, atur jadwal kapan pesan otomatis tersebut akan kita kirimkan ke pelanggan. Ada tiga pilihan, yaitu always send (selalu kirim pesan otomatis saat kita offline), custom (kita tentukan waktunya), dan outside business hour (hanya dikirim saat di luar jam kerja).

Pesan otomatis WA akan menyesuaikan pengaturan yang kita tentukan. Jadi, pastikan pengaturannya pun sesuai kebutuhan bisnis, ya.

3. Tulis pesan

Cara membuat pesan otomatis di WA berikutnya adalah menyiapkan template pesan. Buat balasan otomatis yang memang sesuai dengan berbagai kebutuhan bisnis. Misalnya, siapkan pesan ringkas dan jelas untuk pelanggan yang bertanya tentang spesifikasi produk.

Kita dapat membuat banyak quick replies dengan beragam kondisi. Pastikan isi pesannya jelas, profesional, dan tetap terkesan hangat ke pelanggan. Jadi begitu ada banyak pesan masuk, kita cukup mengetik shortcut yang sudah kita tentukan untuk membalas tiap pesan.

4. Tentukan penerima pesan

Yang tidak boleh kita lewatkan adalah mengatur siapa saja yang bisa menerima pesan otomatis tersebut. Biasanya akan ada empat pilihan: untuk semua orang, semua orang yang tidak ada di kontak, dan orang-orang tertentu.

Agar proses interaksi dengan pelanggan lebih mudah, sebaiknya kita mengatur agar pesan dapat dikirim ke semua orang. Usahakan WA business yang kita pakai tidak untuk keperluan pribadi juga, ya.

Nah, cara membuat pesan otomatis di WA business ini sebenarnya merupakan bentuk dari digitalisasi dalam usaha. Di zaman yang terus berkembang dengan teknologi yang makin maju, kita sangat membutuhkan peningkatan keterampilan digital. Tujuannya ya agar tidak ketinggalan dari para kompetitor.

Guna memaksimalkan bisnis, perusahaan tentu butuh mengembangkan karyawannya sebaik mungkin. Pelatihan skill digital menjadi sangat penting untuk bisa bertahan di industri yang persaingannya kian ketat. Corporate Training dari Belajarlagi siap menjadi partner terbaik kita dalam menjalankan pelatihan, lho.

Pelatihan digital skill dari Belajarlagi berfokus pada peningkatan keterampilan digital karyawan agar mampu beradaptasi dengan tren digital terkini. Topik yang tersedia beragam, mulai dari digital marketing, social media management, integration AI for business, digital ads, dan lain-lain.

Untuk informasi lebih lengkap seputar Corporate Training ini, bisa cek langsung di website Belajarlagi, ya!

Baca juga: Kenali 10 Tools CRM yang Bermanfaat Banget untuk Bisnis

Cara membuat balasan otomatis di WA business API

Berbeda dengan WA business gratis, WA business API ini banyak dimanfaatkan oleh industri atau bisnis dalam skala menengah hingga atas. Karena skalanya lebih besar, bisnis tersebut tentu butuh berinteraksi cepat dengan pelanggan. Perusahaan tentu kesulitan jika masih menggunakan WA business gratis yang terbatas.

Penulisan pesan di WA business gratis dibatasi oleh jumlah karakter. Dengan WA business API, kita bisa lebih bebas menuliskan pesan otomatis dengan banyak kemudahannya pula.

Berikut cara membuat pesan otomatis di WA business API:

1. Daftarkan bisnis ke official business partner WA API

Pertama, kita harus riset dulu beberapa official business partner WA API yang ada. Cari tahu tentang kelebihan, kekurangan, harga, hingga ulasannya.

‍

Pastikan kita memilih WA business API yang sudah terpercaya alias kredibel. Setelah itu, kita daftarkan bisnis ke official business partner WA API yang kita pilih.

2. Verifikasi akun FB business manager

Dalam proses pendaftaran, kita biasanya juga diminta untuk melakukan verifikasi terhadap akun FB business manager. Official business partner WA API akan meminta beberapa data dari kita untuk proses ini, antara lain:

• Nama bisnis
• Website
• SIUP/NIB/NPWP
• Email

3. Isi profil WA

Selanjutnya, kita atur profil WA business sebaik mungkin. Isi dengan informasi bisnis yang mencakup jam operasional, katalog produk, lokasi, email, dan lain-lain.

Kita dapat mengajukan verifikasi bisnis (ada centang hijau di WA) ke official business partner WA API. Dengan begitu, WA business kita pun menjadi lebih kredibel di mata pelanggan.

4. Siapkan template pesan otomatis

Untuk membuat template pesan otomatis, kita login dulu ke chat panel. Setelah itu, barulah kita bisa menyiapkan beberapa bentuk template pesan otomatis untuk pelanggan.

Kita dapat membuat template untuk setiap pertanyaan yang paling sering pelanggan ajukan. Tidak ada batasan karakter dalam menulis pesan sehingga kita lebih leluasa membuat auto reply ke pelanggan. Yang terpenting adalah kita memastikan setiap pesan otomatis yang ditulis benar-benar relevan dengan pertanyaan yang ada.

5. Lakukan testing

Untuk memastikan penggunaan pesan otomatis sudah baik, kita perlu mencobanya terlebih dahulu. Anggap saja diri kita sebagai pelanggan yang mengirimkan pesan ke WA business. Tunggu apakah kita mendapat balasan otomatis atau tidak.

Jika kita mendapat pesan balasan otomatis, berarti pengaturan yang kita siapkan sudah bagus. Andai ada tidak mendapat balasan, kita perlu cek ulang atau menghubungi official business partner WA API.

Baca Juga: Tanggung Jawab dan Tugas Customer Relationship Officer!

Benefit WA otomatis

Setelah mempelajari cara membuat pesan otomatis di WA business, kita juga dapat melihat apa saja sih keunggulan sistem ini untuk bisnis:

1. Aman

WA memiliki sistem keamanan yang bagus. Setiap pesan yang keluar dan masuk terjamin kerahasiaannya. Hanya pelanggan dan kitalah yang dapat membaca setiap pesan yang ada.

Baik itu WA business gratis maupun WA business API, semua terjamin keamanannya. Data-data yang ada pun tetap terjaga dan tidak mudah bocor.

2. Layanan konsumen 24 jam

Dengan memaksimalkan balasan atau pesan otomatis, secara tidak langsung kita mampu meningkatkan layanan ke pelanggan hingga 24 jam. Meski tim customer service sedang off, WA otomatis tetap bisa memenuhi kebutuhan pelanggan.

Yang terpenting adalah mengatur pesan otomatisnya agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dari situ, pelanggan dapat merasa terus terlayani meski sudah di luar jam kerja.

3. Meningkatkan relasi dengan konsumen

Percakapan yang selalu responsif ke pelanggan pada akhirnya akan meningkatkan kualitas interaksi. Pelanggan pun tidak pernah merasa terabaikan sekalipun saat customer service sedang tidak ada.

Pesan otomatis WA juga dapat kita siapkan hingga terasa begitu personal ke setiap pelanggan. Selama terlihat selalu proaktif, kepuasan konsumen pun ikut meningkat.

4. Menaikkan penjualan

Pesan otomatis WA juga turut menaikkan customer experience. Tanpa langsung berkomunikasi dengan customer service, pelanggan bisa menemukan solusi lewat pesan otomatis yang ada.

Selain itu, pesan WA otomatis dapat mempercepat proses pembelian. Pada akhirnya, ini juga berperan dalam kenaikan penjualan produk. Selama pengelolaannya baik, penggunaan pesan otomatis di WA business akan sangat berdampak besar ke perkembangan usaha.

5. Sarana menerima feedback konsumen

Tidak hanya berguna untuk merespon permintaan pelanggan, pesan otomatis WA bisa kita gunakan untuk menampung ulasan dan umpan balik dari pelanggan. Setiap penyelesaian transaksi, kita bisa mengirim pesan otomatis agar pelanggan mengisi form ulasan tertentu.

Hasil dari ulasan dan umpan balik pelanggan dapat kita jadikan acuan untuk meningkatkan layanan dan bisnis ke depannya. Selain itu, umpan balik dari pelanggan bagus juga untuk menyiapkan strategi ataupun langkah perbaikan untuk pertumbuhan bisnis.

Baca Juga: 50+ Cara Mengembangkan Usaha dengan Cepat dan Efektif

Semoga ulasan mengenai cara membuat pesan otomatis di WA tadi dapat menjadi referensi bagi kita dalam meningkatkan bisnis. Jangan lupa perbaharui terus digital skill kita agar mampu beradaptasi dan bersaing di masa-masa mendatang!

‍