Di era digital saat ini, kemampuan untuk menyampaikan informasi diri dengan tepat dan profesional menjadi sangat penting, terutama ketika melamar pekerjaan. Melalui panduan ini, kita akan memberikan tips dan trik cara mengirim CV lewat email untuk memastikan CV Anda tidak hanya sampai ke tangan yang tepat, tetapi juga meninggalkan kesan yang baik pada recruiter atau HRD.
Yuk, simak artikel ini!
Cara Mengirim CV Lewat Email ke HRD
Mengirim CV lewat email adalah salah satu tahap penting dalam proses melamar pekerjaan. Supaya email kamu terlihat profesional dan menarik perhatian HRD, perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Gunakan Alamat Email yang Profesional
Sebelum kamu mengirimkan CV kepada HRD atau rekruter, pastikan alamat email kamu terlihat profesional, ya. Hindari penggunaan alamat email yang terlalu santai, seperti nama panggilan, istilah slang, ataupun kombinasi angka yang tidak relevan.
Alamat email seperti andi.setiawan@gmail.com jauh lebih baik dibandingkan andibebek123@gmail.com.
Kenapa alamat email menjadi hal yang penting untuk diperhatikan? Hal ini karena, alamat email yang profesional bisa memberikan kesan bahwa kamu serius dalam melamar pekerjaan. Ini juga membantu HRD lebih mudah untuk mengingat nama kamu.
2. Buat Subjek Email yang Jelas dan Tepat
HRD menerima ratusan email lamaran kerja setiap hari. Oleh karena itu, subjek email yang jelas sangat membantu mereka memahami tujuan pengiriman email tersebut.
Cobalah gunakan format yang sudah umum seperti:
Lamaran Pekerjaan - [Nama Posisi] - [Nama Kamu]
Contoh: Lamaran Pekerjaan - Graphic Designer - Andi Setiawan
Hindari subjek yang terlalu umum seperti “Lamaran Kerja” saja, karena email kamu akan sulit dibedakan dari yang lain.
3. Susun Isi Email dengan Struktur yang Teratur
Tak hanya perihal alamat email, isi email yang rapi dan terstruktur juga bisa menunjukkan keseriusan kamu dalam melamar pekerjaan. Kamu bisa menggunakan format berikut dalam menyusun isi email:
- Salam Pembuka: Mulailah dengan sapaan sopan, seperti "Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD atau Perusahaan]."
- Pengenalan Diri: Kenalkan diri kamu secara singkat dan sampaikan tujuan email ini.
- Bagian Inti: Jelaskan pengalaman, keterampilan, atau prestasi kamu yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Penutup: Sampaikan terima kasih dan informasikan dokumen yang dilampirkan.
Contoh struktur isi email:
Baca juga: Contoh Isi Email Lamaran Kerja Fresh Graduate dan Jobseeker yang Benar
4. Pilih Nama File CV yang Jelas dan Profesional
Mungkin terlihat sederhana, tapi ternyata nama file CV punya peran penting juga, lho! Hindari menggunakan nama file seperti "CV_Terbaru.pdf" atau "Resume_Final.docx" karena kurang informatif dan bisa membuat HRD bingung.
Sebaiknya, beri nama file yang mencantumkan nama lengkap dan posisi yang dilamar agar HRD langsung tahu dokumen tersebut milik kamu.
Contohnya, ubah nama file menjadi CV_AndiSetiawan_GraphicDesigner.pdf supaya lebih mudah ditemukan jika HRD perlu mencarinya lagi nanti.
5. Gunakan Format File yang Tepat
Format PDF adalah salah satu pilihan terbaik dan paling aman untuk mengirimkan CV, karena PDF mampu menjaga tampilan dokumen tetap rapi dan konsisten saat dibuka di berbagai perangkat, tanpa risiko tata letak yang berubah.
Tapi, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat menggunakan format ini, seperti:
- Pastikan ukuran file tidak terlalu besar. Idealnya, file CV kamu tidak lebih dari 2 MB agar mudah diunduh oleh HRD, terutama jika mereka menerima banyak dokumen sekaligus.
- Format PDF biasanya dapat dibuka langsung tanpa memerlukan software tambahan. Ini mempermudah HRD yang mungkin menggunakan berbagai perangkat untuk mengakses dokumen.
Dengan memperhatikan dua hal ini, CV kamu akan lebih profesional dan memudahkan HRD dalam proses seleksi.
6. Buat Pengantar Email yang Menarik Perhatian
Walaupun CV adalah fokus utama, pengantar email tetap penting untuk menciptakan kesan pertama yang baik. Kamu bisa menuliskan pengantar singkat tapi tetap informatif, dengan maksimal penulisan 2-3 paragraf.
Contoh pengantar email:
Yth. Bapak/Ibu HRD PT Kreatif Digital,
Nama saya Andi Setiawan. Saya tertarik melamar posisi Graphic Designer yang diiklankan di situs LinkedIn. Dengan pengalaman dalam desain visual dan kemampuan bekerja sama dalam tim kreatif, saya yakin dapat memberikan kontribusi yang signifikan di perusahaan Anda.
Saya telah melampirkan CV dan portofolio saya untuk bahan pertimbangan. Besar harapan saya untuk bisa berdiskusi lebih lanjut mengenai peran ini.
Pengantar email yang baik, bisa menunjukkan kepribadian kamu dan menjelaskan alasan kenapa kamu cocok untuk posisi tersebut.
7. Tutup Email dengan Nada Positif
Akhiri email dengan kesan yang ramah dan optimis, ya! Jangan lupa untuk mencantumkan kontak kamu di bagian akhir, seperti nomor telepon atau alamat email.
Contoh penutup:
“Saya berharap dapat berdiskusi lebih jauh tentang kesempatan ini. Terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan.”
Baca Juga: Cara Mengirim CV Lewat WA: Panduan Praktis untuk Tingkatkan Peluang Kariermu!
Memilih Subject Email yang Tepat
Saat mengirim email lamaran kerja, kamu perlu memahami bahwa HRD menerima berbagai jenis email setiap harinya. Tidak hanya lamaran kerja, mereka juga harus menangani email terkait follow-up, pertanyaan, dan hal lainnya.
Karena itu, menulis subjek email yang jelas dan tepat sangat penting. Subjek yang informatif akan membantu HRD mengenali tujuan email kamu dengan cepat.
Kenapa Subjek Email Itu Penting?
Subjek email adalah hal pertama yang dilihat HRD saat menerima email kamu. Ini menjadi faktor awal yang menentukan apakah email tersebut akan dibuka atau malah dilewatkan.
Jika subjeknya tidak jelas atau terlalu umum, ada kemungkinan besar email kamu terabaikan. Oleh karena itu, pastikan subjek email yang kamu tulis singkat, padat, dan langsung menjelaskan tujuan. Dengan begitu, HRD tahu bahwa emailmu adalah lamaran kerja yang layak untuk dibaca.
Contoh Subjek Email yang Tepat
Beberapa perusahaan memiliki aturan khusus untuk penulisan subjek email lamaran kerja, misalnya format seperti: Lamaran [Kode Posisi] - [Nama Kamu].
Jika ada aturan seperti ini, pastikan kamu mengikutinya dengan benar, ya! Contohnya: “Lamaran PR123 - Budi Hendrawan”.
Walaupun tidak ada ketentuan khusus dari rekruter, tetaplah menulis subjek yang informatif, ya. Subjek email harus mencantumkan kata “lamaran,” posisi yang dilamar, dan nama kamu.
Contoh:
“Lamaran Kerja untuk Posisi Public Relations - Andi Setiawan”
Dengan subjek email yang jelas dan tepat, peluang emailmu dibuka dan dibaca oleh HRD akan jauh lebih besar. Jangan lupa, detail kecil seperti ini bisa memberi kesan pertama yang baik dan meningkatkan peluang kamu untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
Baca juga: Cara Follow Up Lamaran Kerja secara Langsung, Email, maupun WA
Kapan Waktu Terbaik Mengirim Email Lamaran Kerja?
Agar peluang email lamaranmu lebih besar untuk dibaca oleh HRD, pilih waktu pengiriman yang tepat.
Lalu, kapan sih waktu yang paling ideal untuk mengirim email lamaran kerja? Menurut Kementerian Ketenagakerjaan RI, waktu terbaik adalah pada hari Senin pagi antara pukul 06.00 hingga 09.00.
Namun, selain hari Senin, kamu juga bisa mengirim email lamaran setiap hari pada jam yang sama. Jangan lupa, hindari mengirim email setelah pukul 16.00 (4 sore) ya!
Mengirim lamaran kerja di pagi hari pada hari kerja akan meningkatkan kemungkinan emailmu muncul di bagian atas kotak masuk HRD. Ini juga memberikan kesan bahwa kamu serius dan profesional dalam melamar pekerjaan, yang pastinya memberi nilai plus di mata mereka.
Tips Sebelum Mengirim Email Lamaran Kerja
Sebelum mengirimkan email lamaran kerja, pastikan untuk memeriksa kembali semua elemen penting, mulai dari isi email hingga lampirannya. Hal ini untuk memastikan bahwa semua informasi disusun dengan rapi dan sesuai dengan standar profesional yang diharapkan.
Lalu, apa saja yang perlu dicek secara teliti sebelum menekan tombol kirim? Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Periksa Kesalahan Penulisan
Sebelum mengirim email lamaran, baca kembali dengan cermat setiap bagian, mulai dari subjek, isi email, nama file, hingga lampiran. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan.
Kalau ada kesalahan, segera perbaiki! Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain nama lengkap, nama perusahaan, nomor telepon atau data diri lainnya, dan alamat email perusahaan.
Cek Format dan Ukuran Lampiran
Pastikan format email kamu sudah sesuai standar, dengan paragraf yang tidak terlalu panjang dan font yang mudah dibaca. Hindari penggunaan huruf kapital berlebihan atau font yang terlalu kecil atau besar.
Periksa juga ukuran lampiran, apakah sesuai dengan ketentuan perusahaan. Misalnya, ada perusahaan yang meminta kamu mengirimkan lampiran dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB. Jangan lupa untuk memenuhi persyaratan format agar email lamaranmu diperhatikan.
Periksa Kelengkapan Lampiran
Pastikan semua dokumen penting, seperti CV, cover letter, dan dokumen lainnya, sudah terlampir dengan benar. Selain itu, periksa juga nama file lampiran. Gunakan nama file yang jelas dan profesional agar mudah dikenali.
Jika kamu menyertakan tautan, seperti ke portofolio online, pastikan tautan tersebut berfungsi dan mengarah ke halaman yang benar.
Baca juga: 10 Contoh Cover Letter Bahasa Indonesia buat Para Job Seeker
Cek Alamat Email dan Nama Penerima
Sebelum mengirim, pastikan alamat email yang kamu tuju sudah benar. Salah penulisan alamat email bisa membuat lamaranmu tidak sampai ke HRD yang dituju.
Jika kamu menyapa penerima di awal email, pastikan nama dan gelar yang digunakan sudah tepat.
Patuhi Etika dalam Mengirim CV Lewat Email
Penting untuk mengirim CV dengan cara yang sopan dan sesuai etika. Saat mengirim email kepada HRD, gunakan bahasa yang formal dan profesional.
Hindari menggunakan bahasa gaul atau terlalu santai yang bisa memberikan kesan kurang serius. Pastikan juga tata bahasanya jelas, efektif, dan mudah dipahami.
Hargai Waktu dan Privasi Penerima
Terakhir, ingatlah untuk menghargai waktu dan privasi HRD. Jangan mengirim email di luar jam kerja atau mengirimkan email berulang kali dalam waktu singkat. HRD juga memiliki kehidupan pribadi dan kesibukan lain yang harus dihormati.
Baca Juga: Penulisan Amplop Lamaran Kerja yang Tepat, Jangan Sampai Keliru!
Contoh-Contoh Email Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
1. Contoh Email Lamaran Kerja untuk Posisi Digital Marketing
Subjek: Lamaran untuk Posisi Digital Marketing Specialist - Rina Pratiwi
Body Email:
Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD],
Perkenalkan, saya Rina Pratiwi, seorang profesional di bidang digital marketing dengan pengalaman lebih dari 4 tahun. Saya tertarik untuk mengajukan lamaran untuk posisi Digital Marketing Specialist di [Nama Perusahaan], setelah mengetahui informasi lowongan ini melalui [sumber lowongan kerja].
Selama bekerja di [Nama Perusahaan Sebelumnya], saya berhasil meningkatkan lalu lintas situs web sebesar 40% dalam enam bulan melalui kampanye SEO dan strategi media sosial yang saya kelola. Saya juga berpengalaman dalam merancang dan mengelola iklan berbayar, serta menganalisis data untuk meningkatkan kinerja kampanye.
Bersama email ini, saya lampirkan CV dan portofolio saya untuk dipertimbangkan. Saya sangat berharap bisa berbicara lebih lanjut mengenai bagaimana saya dapat berkontribusi di [Nama Perusahaan].
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Rina Pratiwi
0812-3456-7890
rina.pratiwi@email.com
Lampiran:
[CV-RinaPratiwi-DigitalMarketing.pdf]
[Portofolio-RinaPratiwi-DigitalMarketing.pdf]
2. Contoh Email Lamaran kerja untuk Posisi Content Writer
Subjek: Lamaran untuk Posisi Content Writer - Andre Wijaya
Body Email:
Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD],
Perkenalkan, nama saya Andre Wijaya, dan saya ingin mengajukan lamaran untuk posisi Content Writer di [Nama Perusahaan]. Saya memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun dalam menulis konten berkualitas tinggi untuk berbagai platform, termasuk blog, media sosial, dan website.
Di perusahaan sebelumnya, saya berhasil meningkatkan engagement pembaca melalui artikel-artikel yang relevan dan menarik. Saya memiliki kemampuan dalam riset, menulis dengan gaya yang sesuai target audiens, serta mengoptimalkan artikel untuk SEO.
Saya lampirkan CV dan contoh tulisan saya untuk pertimbangan lebih lanjut. Saya sangat berharap bisa berdiskusi lebih lanjut tentang bagaimana saya dapat memberikan kontribusi bagi [Nama Perusahaan].
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Andre Wijaya
0857-9876-5432
andre.wijaya@email.com
Lampiran:
[CV-AndreWijaya-ContentWriter.pdf]
[ContohTulisan-AndreWijaya.pdf]
3. Contoh Email Lamaran Kerja Bahasa Inggris untuk Posisi Software Engineer
Subject: Application for Software Engineer Position - Emily Tan
Body Email:
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my interest in the Software Engineer position at [Company Name], which I found on your careers page. I hold a degree in Computer Science and have over 3 years of experience in developing and maintaining software applications.
In my previous role at [Previous Company Name], I was responsible for creating web applications using JavaScript, Python, and React. My ability to collaborate with cross-functional teams has helped deliver projects on time and meet the clients' expectations.
I have attached my resume and a portfolio of my projects for your review. I would love the opportunity to discuss how my technical skills and experience can contribute to your development team.
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
Emily Tan
0812-3456-7890
emily.tan@email.com
Attachment:
[CV-EmilyTan-SoftwareEngineer.pdf]
[Portfolio-EmilyTan.pdf]
Baca Juga: Urutan Berkas Lamaran Kerja dan Persyaratannya Agar Dilirik HRD
Manfaat Mengirim Lamaran Kerja via Email
Saat ini, banyak perusahaan yang memanfaatkan media sosial untuk menyebarkan informasi lowongan pekerjaan, dan pelamar diharuskan mengirim lamaran kerja melalui email. Ternyata, ada beberapa keuntungan mengirim lamaran kerja via email, di antaranya:
- Cepat dan Efisien: Proses pengiriman lamaran jadi lebih cepat dan tidak memerlukan waktu lama. Bahkan, pelamar dapat mempersiapkan semuanya beberapa hari sebelumnya.
- Gratis: Tidak ada biaya yang diperlukan untuk mengirim lamaran kerja via email, berbeda dengan cara tradisional.
- Hanya Membutuhkan Koneksi Internet: Selama ada akses internet yang stabil, lamaran dapat langsung terkirim dalam waktu singkat.
- Hemat Biaya: Tidak perlu membeli perangko atau amplop, sehingga proses pengiriman menjadi lebih ekonomis.
Kesimpulan
Saat mengirim CV dan lamaran kerja melalui email, pastikan pengantar yang kamu tulis menarik perhatian, subjek email jelas, dan kamu mengikuti etika pengiriman yang baik. Jangan lupa untuk memeriksa kembali agar tidak ada kesalahan dalam penulisan atau lampiran yang kamu sertakan.
Setelah semua siap, lampirkan CV dengan benar dan kirimkan email pada hari serta jam kerja HRD. Kemudian, bersabarlah menunggu kabar selanjutnya.
Jika setelah dua minggu belum ada respons, tidak ada salahnya untuk mengirim email follow-up. Ini bukan hanya menunjukkan bahwa kamu serius dengan posisi yang dilamar, tetapi juga memberikan kesan bahwa kamu proaktif dan tetap tertarik untuk melanjutkan proses seleksi.
Pertanyaan Seputar Cara Mengirim CV Lewat Email
- Apa yang harus ditulis di subjek email lamaran kerja?
Jika perusahaan memberikan format khusus untuk subjek email, pastikan kamu mengikuti format tersebut. Kalau tidak ada petunjuk khusus, cukup cantumkan posisi yang dilamar dan nama lengkapmu. Misalnya, "Lamaran Kerja Customer Service – [Nama Kamu]."
- Bagaimana jika saya belum punya banyak pengalaman kerja?
Tenang saja, kamu masih bisa menuliskan pengalaman organisasi, magang, atau prestasi lainnya yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Perlukah menyertakan foto di CV?
Sebenarnya, ini tergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, menambahkan foto yang profesional di CV bisa memberikan kesan pertama yang baik. Kalau kamu memutuskan untuk menyertakan foto, pastikan foto yang dipilih rapi, profesional, dan berkualitas bagus.
- Berapa lama saya harus menunggu sebelum follow-up?
Sebaiknya, tunggu sekitar dua minggu setelah mengirim lamaran atau hingga waktu yang dijanjikan untuk mendapatkan kabar. Kalau tidak ada respons, baru deh kirim follow-up.
- Bagaimana cara menyebutkan gaji yang diharapkan di email?
Sebaiknya, jangan langsung menyebutkan gaji yang diinginkan dalam email lamaran, kecuali perusahaan meminta informasi tersebut. Kalau kamu memang ingin menyebutkan harapan gaji, berikut beberapa tipsnya:
- Lakukan riset tentang standar gaji untuk posisi tersebut.
- Sebutkan kisaran gaji, bukan angka pasti.
- Jangan sebutkan angka yang terlalu tinggi atau rendah.
- Berikan alasan mengapa gaji yang kamu harapkan itu sesuai.
- Tegaskan bahwa gaji tersebut masih bisa dinegosiasikan.
Mengirim CV lewat email mungkin terlihat sederhana, tetapi untuk membuat kesan pertama yang positif, kamu perlu perhatian ekstra pada setiap detail.
Selain itu, agar bisa bersaing di dunia kerja yang semakin kompetitif, memiliki keterampilan digital yang mumpuni dan sertifikasi profesi yang diakui menjadi hal yang sangat penting.
Jika kamu ingin meningkatkan keterampilan digital dan menambah nilai pada CV-mu, mengikuti Bootcamp Online Skill Digital dari Belajarlagi bisa menjadi pilihan yang tepat! Di bootcamp ini, kamu bisa belajar langsung dari para ahli dan mempersiapkan diri untuk karier yang lebih cerah di dunia digital.
Tak hanya itu, dengan mengikuti bootcamp ini, kamu juga dapat memperoleh sertifikasi profesi melalui Certihub by Belajarlagi yang diakui secara profesional oleh banyak perusahaan.
Jadi, tunggu apa lagi? Mulai perjalanan karir mu dengan keterampilan yang lebih siap dan sertifikasi yang menambah kepercayaan diri! Kunjungi Belajarlagi sekarang juga untuk informasi lebih lanjut, ya!
