Mengelola komunikasi bisnis yang cepat dan efektif sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Saat pelanggan menghubungi di luar jam operasional, pesan otomatis di WhatsApp Bisnis dapat menjadi solusi praktis untuk tetap memberikan respons yang profesional. Dengan pesan yang tepat, pelanggan merasa dihargai meskipun tidak ada balasan langsung.
Ketika ada pelanggan baru yang bertanya tentang produk, pesan otomatis atau chatbot dapat menyambut mereka dengan ramah sekaligus memberikan informasi awal. Hal ini tidak hanya meningkatkan pengalaman pelanggan tetapi juga membangun kesan positif sejak awal interaksi.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan berbagai contoh pesan otomatis WA Bisnis untuk berbagai kebutuhan. Mulai dari balasan di luar jam kerja hingga konfirmasi pesanan, semuanya dirancang agar bisnismu tetap responsif dan profesional dalam segala situasi.
Kelebihan Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis
WhatsApp kini bukan hanya alat untuk berkomunikasi pribadi, tetapi juga platform bisnis yang efektif dengan lebih dari 2 miliar pengguna aktif setiap bulannya. Melansir Sleekflow, jika tingkat keterbukaan pesan yang mencapai 98%, WhatsApp Business terbukti mampu memperkuat hubungan dengan pelanggan. Dalam dunia digital marketing, WhatsApp juga termasuk bagian dari CRM, lho. Penasaran bagaimana pesan otomatis bisa meningkatkan bisnismu? Simak manfaatnya berikut ini:
1. Layanan Pelanggan 24/7
Dengan pesan otomatis, bisnismu tetap bisa melayani pelanggan kapan saja, meskipun saat malam atau hari libur. Dengan teknologi ini, pelanggan dapat langsung menerima balasan tanpa menunggu, membuat mereka merasa dihargai dan puas. Tidak perlu khawatir lagi, bisnismu akan selalu aktif!
2. Pertumbuhan Bisnis lebih Efektif
Apakah kamu ingin bisnismu berkembang tanpa menambah banyak staf? Pesan otomatis memungkinkan itu! Dengan otomatisasi, berbagai tugas repetitif, seperti menjawab pertanyaan umum atau mengatur jadwal, kini dapat diselesaikan secara efisien, tanpa membebani tim kamu.
3. Dapat Mengurangi Biaya Operasional
Ingin mengurangi biaya operasional? Otomatisasi mengurangi waktu dan biaya dengan meminimalkan pekerjaan manual dan kesalahan. Dengan demikian, tim kamu bisa fokus pada tugas yang lebih bernilai tinggi, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
4. Memiliki Keunggulan Dibandingkan Kompetitor
Menggunakan teknologi pesan otomatis WhatsApp membuat bisnismu tampil lebih responsif dan profesional. Bayangkan pelanggan yang puas karena mendapatkan jawaban cepat. Ini memberimu keunggulan yang jelas dibandingkan pesaing yang belum memanfaatkan otomatisasi.
5. Mengurangi Waktu Respons Pelanggan
Pesan otomatis memungkinkan pelanggan mendapatkan jawaban instan untuk pertanyaan-pertanyaan umum. Tidak ada lagi waktu terbuang dalam menunggu balasan, yang berarti pengalaman pelanggan menjadi lebih cepat dan memuaskan.
6. Menghemat Waktu
Pesan otomatis juga membantu tim kamu menghemat banyak waktu dari pekerjaan repetitif. Waktu yang tersisa bisa dialihkan untuk menyelesaikan tugas yang lebih penting dan strategis bagi perkembangan bisnis. Jadi, bisnismu lebih efisien dan tim lebih fokus!
7. Bisnis Tetap Aktif 24 Jam, 7 Hari Seminggu
Pernahkah kamu berpikir bahwa bisnis bisa tetap aktif meskipun saat kamu tidur? Dengan pesan otomatis, bisnismu tetap beroperasi 24/7. Bahkan saat akhir pekan atau hari libur, pelanggan tetap bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Bisnismu tetap berjalan, bahkan saat kamu beristirahat!
8. Tingkatkan Keterlibatan 5x Lebih Banyak
Melansir AISensy, WhatsApp memiliki tingkat keterlibatan lima kali lebih tinggi dibandingkan email atau SMS. Dengan pesan otomatis, kamu dapat menarik lebih banyak pelanggan, meningkatkan interaksi, dan menghasilkan profit lebih banyak untuk bisnismu.
Baca juga: WhatsApp Blast: Definisi, Manfaat, dan Cara Memakainya
Cara Mengatur Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis
Pesan otomatis di WhatsApp Bisnis adalah solusi praktis untuk menjawab kebutuhan komunikasi yang cepat dan responsif. Dengan fitur ini, kamu bisa memberikan kesan profesional kepada pelanggan tanpa harus selalu aktif membalas satu per satu. Berikut langkah-langkah lengkap untuk membuat contoh pesan otomatis WA bisnis yang bisa langsung kamu coba:
1. Unduh dan Instal WhatsApp Bisnis
Langkah pertama tentu saja mengunduh aplikasi WhatsApp Bisnis. Kamu bisa menemukannya di Play Store (untuk Android) atau App Store (untuk iOS). Pastikan aplikasinya adalah versi resmi dari WhatsApp Inc.
2. Registrasi dengan Nomor Telepon Baru
Gunakan nomor telepon yang berbeda dari akun WhatsApp pribadimu. Hal ini penting agar akun bisnismu tidak bercampur dengan keperluan pribadi. Setelah memasukkan nomor, ikuti proses verifikasi melalui SMS atau panggilan telepon.
3. Lengkapi Profil Bisnismu
Masuk ke menu Settings atau Setelan di pojok kanan atas (ikon tiga titik). Pilih Profile untuk mengisi informasi penting yang akan ditampilkan kepada pelanggan. Pastikan kamu melengkapi:
- Foto profil yang profesional (misalnya logo bisnis)
- Jenis atau kategori bisnis
- Deskripsi singkat tentang bisnis
- Alamat kantor atau toko (opsional)
- Jam operasional bisnis
- Tautan media sosial atau situs web resmi
Langkah ini membantu pelanggan memahami bisnismu lebih baik, sekaligus memberikan kesan profesional yang terpercaya.
4. Akses Fitur Pesan Otomatis
Untuk mengatur pesan otomatis, masuk ke menu Fitur Bisnis. Di bagian bawah, kamu akan menemukan Fitur Perpesanan. WhatsApp Bisnis menawarkan tiga jenis pesan otomatis yang dapat kamu aktifkan sesuai kebutuhan:
a. Pesan Salam
Pesan salam sangat cocok untuk menyambut pelanggan baru yang pertama kali menghubungimu. Dengan pesan ini, kamu bisa memberikan kesan ramah dan menyenangkan sejak awal. Cara mengaturnya:
- Aktifkan fitur Pesan Salam.
- Ketik isi pesan salam, misalnya:
“Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]! Kami siap membantu kebutuhan Anda. Mohon tunggu, tim kami akan segera membalas pesan Anda.” - Pilih siapa saja yang akan menerima pesan ini, misalnya semua orang, hanya kontak tertentu, atau pengecualian untuk beberapa kontak.
b. Pesan di Luar Jam Kerja
Fitur ini sangat membantu jika bisnismu memiliki jam operasional tertentu. Saat pelanggan menghubungimu di luar jam kerja, mereka tetap mendapatkan respons otomatis. Cara mengaturnya:
- Aktifkan fitur Pesan di Luar Jam Kerja.
- Buat pesan seperti:
“Hi, terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Saat ini kami sedang tidak aktif. Kami akan membalas pesan Anda pada jam operasional: Senin-Jumat, pukul 09.00-17.00.” - Atur jadwal kapan pesan ini akan aktif, misalnya hanya di malam hari atau saat akhir pekan.
c. Balas Cepat
Balas cepat mempermudah kamu menjawab pertanyaan umum pelanggan tanpa perlu mengetik ulang. Ini sangat efektif untuk pertanyaan seperti harga, lokasi, atau katalog produk. Cara penggunaannya:
- Atur balasan cepat di menu Quick Reply.
- Gunakan simbol “/” di ruang obrolan, lalu pilih balasan yang sudah kamu buat.
- Misalnya, ketika mengetik “/harga”, otomatis muncul pesan:
“Harga produk kami bervariasi mulai dari Rp100.000 hingga Rp500.000. Info lengkapnya bisa dilihat di katalog kami.”
5. Uji Coba Fitur yang Sudah Diatur
Sebelum mulai digunakan, coba tes semua fitur pesan otomatis yang sudah kamu aktifkan. Pastikan semua pesan tampil sesuai keinginan dan berfungsi dengan baik.
Baca juga: 4 Cara Membuat Pesan Otomatis di WA, Praktis dan Mudah!
Contoh Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis yang Menarik (berbagai kebutuhan)
Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan oleh pesan otomatis WhatsApp Bisnis, kini kamu bisa mempermudah komunikasi dengan pelanggan secara efisien. Mulai dari menyambut pelanggan baru hingga memberikan informasi atau layanan secara cepat dan terstruktur, pesan otomatis hadir untuk mendukung kelancaran operasional bisnismu.
Nah, agar lebih jelas, berikut adalah 35 contoh pesan otomatis WhatsApp Bisnis yang dapat kamu sesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnismu. Pesan-pesan ini dirancang untuk meningkatkan interaksi pelanggan, menjaga kualitas layanan, dan tentunya, membuat bisnismu semakin profesional.
Pesan Salam
- Halo! Selamat datang di [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?
- Hai! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami siap membantu Anda. Silakan tinggalkan pesan, dan kami akan segera merespons.
- Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami senang bisa melayani Anda. Ada pertanyaan? Jangan ragu untuk bertanya.
Pesan di Luar Jam Kerja
- Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini, kami sedang tidak tersedia. Jam operasional kami adalah Senin-Jumat, pukul 09.00-17.00. Kami akan membalas pesan Anda secepatnya.
- Halo! Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Jangan khawatir, pesan Anda sudah kami terima dan akan kami tanggapi segera pada hari kerja berikutnya.
- Hi! Kami sedang tidak aktif saat ini. Namun, Anda bisa mengisi formulir berikut [tautan] untuk mempermudah kami membantu Anda.
Pesan Balas Cepat
- Pesanan Anda telah kami terima. Kami akan segera memprosesnya. Terima kasih atas kepercayaan Anda.
- Produk yang Anda tanyakan masih tersedia. Silakan klik [tautan] untuk melanjutkan pemesanan.
- Terima kasih sudah menghubungi kami. Silakan cek katalog lengkap kami di [tautan]. Kami tunggu pesanan Anda.
Pesan Promo
- Hi! Jangan lewatkan promo spesial kami: Diskon hingga 50% untuk semua produk sampai akhir bulan ini! Klik [tautan] untuk belanja sekarang.
- Halo, pelanggan setia! Ada kabar gembira: Gratis ongkir untuk setiap pembelian di atas Rp200.000. Jangan sampai ketinggalan!
- Nikmati penawaran eksklusif hanya untuk Anda: Beli 2, gratis 1 untuk produk pilihan. Kunjungi [tautan] untuk detail lebih lanjut.
Pesan FAQ (Frequently Asked Questions)
- Halo! Berikut informasi penting yang sering ditanyakan oleh pelanggan kami:
1️⃣ Jam Operasional: Kami buka setiap Senin-Jumat, pukul 09.00-17.00.
2️⃣ Pengiriman: Estimasi waktu pengiriman adalah 1-3 hari kerja (tergantung lokasi).
3️⃣ Metode Pembayaran: Kami menerima pembayaran melalui transfer bank, e-wallet, dan kartu kredit.
Silakan balas dengan angka untuk informasi lebih lanjut, atau tanyakan hal lain yang Anda butuhkan. - Hi, ada pertanyaan soal layanan atau produk kami? Berikut opsi yang bisa Anda pilih:
✅ Ketik 1 untuk informasi produk terbaru.
✅ Ketik 2 untuk cek harga dan promo.
✅ Ketik 3 untuk informasi pengiriman.
Balas pesan ini dengan angka yang sesuai untuk mendapatkan jawaban langsung. - Halo! Kami siap membantu pertanyaan Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang mungkin relevan:
🔹 Apakah produk tersedia? Ya, kami memiliki stok untuk produk tertentu. Ketik nama produk untuk info detail.
🔹 Berapa biaya pengiriman? Biaya pengiriman tergantung lokasi Anda. Ketik "ongkir" untuk menghitung estimasi.
🔹 Bagaimana cara memesan? Ketik "cara pesan" untuk mendapatkan panduan lengkap.
Tidak menemukan jawaban? Tanyakan langsung kepada admin kami.
Pesan Konfirmasi Pesanan
- Pesanan Anda dengan nomor [nomor pesanan] sedang diproses. Terima kasih telah berbelanja di [Nama Bisnis].
- Hi! Pesanan Anda sudah kami terima. Kami akan mengirimkan pembaruan selanjutnya melalui pesan ini. Terima kasih atas kesabaran Anda.
- Pesanan Anda telah dikirim melalui [jasa pengiriman]. Nomor resi: [nomor resi]. Anda dapat melacaknya melalui [tautan].
Pesan Pengingat
- Hai, [Nama]! Jangan lupa, promo spesial kami akan berakhir besok. Yuk, belanja sekarang sebelum kehabisan.
- Hi! Kami ingin mengingatkan bahwa tagihan Anda sebesar Rp[xx] jatuh tempo pada [tanggal]. Mohon segera lakukan pembayaran.
- Halo, [Nama]! Ingatkan kami untuk membantu Anda lebih lanjut jika ada hal yang masih perlu ditanyakan.
Pesan Feedback dan Review
- Terima kasih sudah berbelanja di [Nama Bisnis]. Kami sangat menghargai jika Anda bisa memberikan ulasan di [tautan]. Feedback Anda sangat berarti bagi kami!
- Hi! Bagaimana pengalaman Anda dengan layanan kami? Mohon beri tahu kami dengan membalas pesan ini atau mengisi formulir berikut: [tautan].
- Halo, pelanggan setia! Bantu kami menjadi lebih baik dengan memberikan ulasan tentang produk kami di [platform ulasan].
Pesan Ucapan
- Selamat pagi! Kami berharap hari Anda menyenangkan. Jika ada yang bisa kami bantu, jangan ragu untuk menghubungi kami.
- Selamat ulang tahun, [Nama]! Kami dari [Nama Bisnis] ingin memberikan diskon spesial untuk Anda. Gunakan kode: HBD10 saat checkout.
- Selamat datang kembali! Kami senang melihat Anda lagi. Ada yang bisa kami bantu hari ini?
Pesan Edukatif
- Halo! Tahukah Anda bahwa produk kami dibuat dengan bahan 100% ramah lingkungan? Yuk, ikut serta menjaga bumi sambil menikmati produk berkualitas.
- Hi! Kami punya tips menarik untuk Anda hari ini: Cara merawat [produk] agar lebih tahan lama. Klik [tautan] untuk info selengkapnya.
- Halo! Sudah tahu cara menggunakan fitur terbaru dari produk kami? Simak panduannya di [tautan].
Pesan Otomatis untuk Isi Formulir Pesanan
- Halo, pelanggan setia! Untuk mempermudah proses pemesanan, silakan isi data berikut ini dan kirim kembali ke kami:
📌 Nama Lengkap:
📌 Nomor Telepon:
📌 Alamat Pengiriman:
📌 Nama Produk:
📌 Jumlah Pesanan:
📌 Catatan Tambahan (opsional):
Setelah kami menerima pesan ini, tim kami akan segera memproses pesanan Anda dan mengonfirmasi detailnya. - Hi, terima kasih telah menghubungi kami! Untuk memulai pesanan, silakan balas pesan ini dengan format berikut:
✅ Nama Lengkap:
✅ Nomor WhatsApp:
✅ Alamat Lengkap:
✅ Produk yang Dipesan:
✅ Jumlah yang Dipesan:
✅ Catatan (jika ada):
Tim kami akan segera memproses pesanan Anda setelah data diterima. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya!
Pesan Otomatis untuk Informasi Produk
- Terima kasih sudah tertarik pada produk kami! Anda bisa melihat katalog lengkap kami di [tautan]. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
- Halo, [Nama]! Untuk informasi detail mengenai produk, silakan ketikkan nama produk yang Anda cari, atau cek katalog kami di sini [tautan].
- Hi, kami menyediakan beragam produk berkualitas! Apakah Anda membutuhkan rekomendasi? Balas pesan ini dengan kategori produk yang Anda cari.
Itu dia contoh kalimat pesan otomatis WA bisnis terbaik yang bisa kamu gunakan untuk mengembangkan bisnis agar semakin maju. Kini, digitalisasi usaha semakin penting dan menjadi bagian tak terpisahkan dalam operasional sehari-hari. Untuk bisa memaksimalkan penggunaan WhatsApp Bisnis, kamu perlu terus beradaptasi dan mengikuti tren digital yang terus berkembang. Perusahaan atau bisnismu bisa mengikuti Corporate Training Digital Skill di Belajarlagi untuk membantu tim kamu meningkatkan keterampilan digital mereka.
Belajarlagi menyediakan berbagai program, seperti Digital Marketing, Integration AI For Business, Social Media Management, Digital Ads, Content Creation and Marketing, Data Analytics, UI/UX Design, Digital Public Relation, Search Engine Optimization (SEO), dan Customer Relationship Management (CRM). Program-program ini dirancang untuk membantu kamu dan tim dalam beradaptasi dengan teknologi terkini dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Belajarlagi siap membantu perusahaanmu untuk meningkatkan performa bisnis melalui berbagai Corporate Training yang ada. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi laman Belajarlagi sekarang!
